Capisa

Capisa logra centralizar y agilizar la gestión de las facturas de sus sedes

La Empresa

Capisa es una empresa constituida en 1964 y dedicada a la alimentación de ganado en Canarias. Está integrada en Grupo Capisa y se dedica, esencialmente, a la importación y comercialización de materias primas y a la fabricación y venta de piensos compuestos para animales.

En la actualidad, está dotada con maquinaria y tecnología punta, tanto en producción como en sistemas de calidad. Esto le acredita, en estos momentos, como la única empresa del sector en el Archipiélago certificada con la ISO 9001.

El objetivo principal de Capisa sigue siendo ofrecer servicios y productos de primera calidad. Desde que inició su actividad de fabricación de piensos compuestos y materias primas, presta un amplio asesoramiento técnico y sanitario, a través de técnicos y veterinarios que están a disposición de los ganaderos, en la formulación de los piensos compuestos, salud animal y asesoramiento económico, para hacer más rentables sus explotaciones.

Nombre de la empresa

Compañía canaria de piensos (CAPISA)

Sector

Alimentación animal

Fundación

1964

Localización

Las Palmas de Gran Canaria

Servicios

Elaboración y venta de piensos compuestos para alimentación de ganado.

Website

www.capisa.es

Relación con Canon

Casi 2 años

El Reto

Capisa destaca por su segmentación de empresas. Tras 50 años, la compañía se ha configurado como un grupo de 11 empresas que distribuye comida para el ganado en Las Palmas, Tenerife y Fuerteventura y que, tras fusionarse, centralizó la administración de todo el grupo en Las Palmas de Gran Canaria. Por ello, las principales prioridades eran hacer llegar la documentación a la central rápidamente y permitir el acceso a la misma de forma ágil a todos los empleados, independientemente de la isla en la que se encuentren.

Al tratarse de islas, el envío de documentación entre sedes se traducía en costes asociados al transporte vía mar o aire, por lo que la compañía valoró la posibilidad de contar con una solución que eliminase esos desembolsos.

Capisa trató en el pasado de instalar una plataforma de gestión documental que no funcionó como esperaron. Estos problemas derivaron en que la compañía continuara recogiendo, de manera semanal y mediante valijas, toda la documentación.

Retos

  • Hacer llegar la documentación de cada sede a la central de manera directa
  • Superar las reticencias de la compañía tras los intentos fallidos de instalación de un gestor documental con su anterior proveedor

La Solución

Tras conocer la problemática, y pese a las reticencias iniciales del cliente por la mala experiencia previa, Canon realizó una demostración de Therefore en la que se enlazó el ERP de Capisa con los documentos que serían almacenados en la herramienta.

Therefore convenció. Así, en 10 meses desde la propuesta inicial se instaló en las 5 sedes administrativas del grupo y da servicio a 48 usuarios. Además, Canon realizó jornadas de formación a empleados para explicar cómo realizar las búsquedas o cómo introducir la documentación en la herramienta, con el fin de agilizar los procesos de documentación, de contabilidad y de compras.

Sobre el cambio a la nueva plataforma, María del Mar Araña Hormiga, adjunta a la dirección de Capisa, señala: “Con el otro gestor, no conseguíamos avanzar porque no conseguíamos que se establecieran bien los flujos de trabajo, ya que la empresa encargada no lo hacía de la forma más adecuada. Con Canon, la experiencia fue completamente diferente. Sus técnicos comprendieron perfectamente y desde el principio nuestros flujos de trabajo y los plasmaron muy bien, de una forma simple y rápida”.

Actualmente, el trabajo diario es mucho más sencillo: los documentos de proveedores y presupuestos llegan a las distintas sucursales, se escanean y se mandan a la central a través de Therefore con unos flujos de trabajo predeterminados, dependiendo del documento que sea, para que lo autorice el gerente de cada sucursal o, si es necesario y el documento cuenta con una autorización previa, vaya directamente a la central. Una vez allí, se contabiliza y anexa al asiento contable del programa.

La solución de Canon

Canon ha adaptado el Gestor Documental Therefore a las necesidades de Capisa, logrando agilizar los tiempos, disminuir los costes y minimizar el impacto medioambiental.

Los Resultados

  • Agilidad en el trabajo diario
  • Integración de Therefore en el programa de contabilidad de la empresa
  • Ahorro de costes al suprimir los envíos semanales de documentación
  • Ahorro de papel, fruto de la digitalización de documentos y presupuestos

La nueva plataforma permite a los usuarios nuevas posibilidades, como trabajar con dos pantallas simultáneas, donde en una se muestra el documento y en la otra se puede realizar la contabilidad. Además, se ha creado un interfaz en el que se integran Therefore y el programa de contabilidad de Capisa, con el fin de mostrar cada asiento y facilitar el acceso a cada documento de referencia.

“Aspectos como que cada visado quede registrado en Therefore sólo con que al gerente le haya llegado un correo y lo acepte, agiliza muchísimo el trabajo”, indica la portavoz de Capisa.

Sobre el ahorro en tiempo, papel y costes, María del Mar añade: “Antes, debido a que enviábamos la documentación semanalmente mediante mensajería, si te llegaba hoy un documento, tardabas en tenerlo en el punto de contabilización y gestión, como mínimo, una semana. Ahora este proceso es inmediato, por lo que el trabajo se aligera, mientras que el ahorro en papel y mensajeros es notorio”.

Resultados

Agilidad

Gracias a la integración del Gestor Documental Therefore en el programa de contabilidad de Capisa, la compañía puede ahora enviar directamente la documentación y facturación a la central, para reducir al máximo los tiempos de aprobación.

Reducción de costes

Anteriormente, se organizaban recogidas semanales de documentación y facturación en cada una de las sedes. Therefore ha eliminado estos gastos de mensajería.

Menor impacto medioambiental

La cantidad de papel empleado se ha reducido drásticamente. Ahora cada documento se almacena en el Gestor Documental y, sin necesidad de impresión, se encuentra inmediatamente disponible en la pantalla de todos los usuarios.

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