Ayuntamiento de Alcobendas

El Ayuntamiento de Alcobendas apuesta por la generación de Copias Electrónicas Auténticas para mejorar la atención al ciudadano.

La Empresa

Con más de 110.000 vecinos atendidos, el Ayuntamiento de Alcobendas mantiene un firme compromiso con la calidad en la gestión del servicio público. Esta actitud lo ha llevado a ser, en 2015, el único consistorio europeo con el Sello de Oro a la Excelencia Europea, la máxima categoría que otorga el Club de Excelencia en Calidad. Además, es el número uno en transparencia según el Ranking de Transparencia de Ciudades Españolas.

La combinación de un óptimo servicio al ciudadano y la apuesta por las nuevas tecnologías ha logrado que siga siendo un referente para multitud de administraciones y empresas en el país.

Servicios prestados:

  • Prestación de servicios sociales públicos
  • Trámites en la bolsa de empleo, domiciliación de tributos, empadronamiento, presentación de facturas, reservas deportivas...
  • Actividades complementarias en materia de educación, cultura, seguridad ciudadana, promoción de la mujer, vivienda, sanidad y protección del medio ambiente

El objetivo:

Disponer de una solución documental para generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel. La idea era aumentar la eficiencia de los procesos administrativos y mejorar la atención al ciudadano.

Nombre de la empresa

Ayuntamiento de Alcobendas

Sector

Administración pública

Fundación

1557

Localización

Alcobendas, Madrid

Website

www.alcobendas.org

Relación con Canon

6 años

El Reto

El Ayuntamiento de Alcobendas cuenta con un plan estratégico de modernización constante. Así, en 2015 se planteó la necesidad de disponer de una solución documental para generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel que aumentase la eficiencia de los procesos administrativos y mejorase la atención al ciudadano.

Otro de los objetivos planteados con el nuevo proyecto era la reducción del uso de papel para disminuir tanto el gasto en impresiones como el volumen de archivo y aumentar el respeto medioambiental.

Por último, el Ayuntamiento necesitaba que la solución elegida se integrase en su gestor documental, para que las Copias Electrónicas Auténticas se guardasen de manera automática y estuviesen siempre disponibles.

La decisión del Ayuntamiento está motivada por diferentes avances legislativos en materia de e-Administración que, desde 2007, han ido incorporando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las Administraciones Públicas.

Retos

  • Mejorar los procesos administrativos y la atención al ciudadano
  • Reducir el uso de papel y el gasto en impresiones
  • Aumentar el respeto medioambiental
  • Integrar la nueva herramienta con el gestor documental que ya estaba funcionando

La Solución

Tras revisar diferentes soluciones, el Ayuntamiento de Alcobendas apostó por Scan2NTI, la solución de Canon para que la Administración Pública pueda generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel.

Sergio Caballero, director de informática del Ayuntamiento, comenta: “El marco legal de leyes como la 11/2007 o la 39/2015 promueve que todos los documentos estén en formato electrónico y prime el formato electrónico sobre el papel. Sin embargo, nosotros pensamos en esta solución antes de que se promulgaran esas leyes. Nos queríamos adelantar para minimizar el uso de papel y realizar una gestión completamente electrónica. La aparición de leyes en este sentido no hace sino corroborar y dar fuerza a nuestra apuesta por una administración más moderna y responsable con el medioambiente”.

Scan2NTI ayuda al Ayuntamiento de Alcobendas en un momento de transición a un futuro en el que la gestión y la comunicación, tanto con ciudadanos como con otras administraciones públicas, serán completamente electrónicas.

Las Copias Electrónicas Auténticas son generadas ahora de manera sencilla a través de los equipos multifunción que ya tenían e incluyen la imagen, la firma, el sellado de tiempo y los metadatos obligatorios. De cara a realizar futuras búsquedas, más eficientes, los empleados pueden añadir metadatos complementarios.

Además, Scan2NTI se integra con los Sistemas de Gestión de Expedientes o Sistemas de Registro, con la Red SARA y con @firma y es compatible con Prestadores de Servicios de Certificación como ACCV, FNMT, Catcert, Firmaprofesional, Camerfirma e Izenpe.

La solución fue instalada y adaptada a las necesidades del Ayuntamiento en dos meses. Para Javier Peña, analista de innovación tecnológica en el Ayuntamiento de Alcobendas, la utilización es sencilla: “Cuando un usuario llega a un equipo multifunción, pulsa el botón de copia auténtica y, en pocos pasos, el sistema lo deja listo en el directorio que hemos designado. Además, desde el departamento de TI hemos añadido unos scripts para que, de manera automática, las Copias Electrónicas Auténticas se añadan a nuestro software de gestión documental incluyendo todos los metadatos. Es decir: el usuario pulsa un botón y ya lo tiene disponible en el sistema”.

La solución de Canon

Scan2NTI, la solución de Canon para que la Administración Pública pueda generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel.

Los Resultados

  • Integración completa con su sistema de gestión documental
  • Adaptación rápida y sencilla
  • Disminución del uso de papel

Sobre la utilización de Scan2NTI y sus resultados, Javier Peña señala: “De momento, dónde más se está utilizando es en un sistema de expedientes para servicios sociales. La integración con nuestro gestor documental es sólida y vamos incorporando los nuevos expedientes sin problemas. En un mes y medio utilizando Scan2NTI hemos creado alrededor de 1.000 Copias Electrónicas Auténticas, por lo que los resultados son prometedores. A partir de ahora empezaremos a trabajar con la solución de forma intensiva”.

En un futuro, el consistorio se plantea poner a disposición de sus empleados más soluciones que optimicen su tiempo al trabajar con esta clase de documentos. Así, Sergio Caballero indica: “En próximos pasos vamos a explorar opciones como Scan2NTI-Web porque nos permitirá avanzar más en materia de administración electrónica, de manera muy sencilla y sin necesidad de equipamiento adicional”.

Resultados

Integración

Scan2NTI se integra perfectamente con el software de gestión documental del Ayuntamiento, que aprovecha todos los metadatos de las Copias Electrónicas Auténticas.

Adaptación rápida y sencilla

Los expertos de Canon formaron a los responsables de los departamentos involucrados y, dado lo intuitiva que es la solución, éstos lo han podido explicar al resto de usuarios fácilmente.

Respeto medioambiental

La apuesta por la digitalización ha conseguido que el consistorio reduzca tanto el gasto en papel como el archivo documental físico.

Contacto

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