Ayuntamiento de Alcobendas

El Ayuntamiento de Alcobendas optimiza su plataforma de impresión para disminuir sus costes y mejorar su productividad.

La Empresa

Su firme compromiso con la calidad en la gestión del servicio público ha llevado al Ayuntamiento de Alcobendas a ser el único consistorio de Europa que cuenta con el Sello de Oro a la Excelencia Europea, la máxima categoría que otorga el Club de Excelencia en Calidad. Es, además, número uno en transparencia según el Ranking de Transparencia de Ciudades Españolas.

En la actualidad atiende a más de 111.000 vecinos, por lo que una gestión responsable del sistema interno de impresión se convierte en uno de los pilares fundamentales para continuar siendo un referente para multitud de administraciones y empresas en el país.

Servicios prestados:

  • Prestación de servicios sociales públicos
  • Trámites en la bolsa de empleo, domiciliación de tributos, empadronamiento, presentación de facturas, reservas deportivas...
  • Actividades complementarias en materia de educación, cultura, seguridad ciudadana, promoción de la mujer, vivienda, sanidad y protección del medio ambiente

El objetivo:

Renovación de su plataforma tecnológica para mantenerse a la vanguardia de la innovación y las nuevas tecnologías, brindar un mejor servicio a sus vecinos y aumentar la productividad de sus empleados.

Nombre de la empresa

Ayuntamiento de Alcobendas

Sector

Administración pública

Fundación

Alcobendas, Madrid

Website

www.alcobendas.org

Relación con Canon

5 años

El Reto

El Ayuntamiento de Alcobendas quería renovar su plataforma tecnológica y sus sistemas de telecomunicaciones con el objetivo de mantenerse a la vanguardia de la innovación y las nuevas tecnologías, brindar un mejor servicio a sus vecinos y aumentar la productividad de sus empleados. Al mismo tiempo, buscaba trasladar al área de Informática los principios de centralización, eficacia, eficiencia, austeridad y control del gasto.

Hasta la fecha, el Ayuntamiento disponía de más de 450 equipos de impresión, escaneo y fax de diferentes proveedores, la mayoría conectados de forma local y repartidos entre las 23 localizaciones del consistorio. Esta cantidad de equipos suponían un consumo eléctrico, de mantenimiento y de consumibles que les hizo optar por una modernización de su sistema de impresión sin desatender objetivos como la reducción de costes o el impacto medioambiental.

A este hecho se sumaba la necesidad de aumentar la confidencialidad en la impresión de documentos ya que, en la mayoría de ocasiones, multitud de documentos provenientes de diferentes usuarios se acumulaban en la bandeja de salida de las impresoras, permitiendo su acceso a cualquier persona.

Retos

  • Ahorro de costes en el sistema de Impresión Interno
  • Unificación de tareas
  • Consolidación en un único proveedor
  • Digitalización de todas las dependencias
  • Incremento de la confidencialidad en el uso de equipos de impresión

La Solución

El entorno instalado incluye equipos multifuncionales de última generación, como la imageRUNNER ADVANCE, que han logrado optimizar el sistema de impresión al reducir el número de dispositivos en más de un 45% sin comprometer el nivel de trabajo, ya que los nuevos equipos permiten realizar las funciones de impresión, escaneo, fotocopiado y envío de fax de forma interconectada entre todas las instalaciones de este consistorio madrileño.

Los usuarios pueden ahora liberar sus impresiones en la gran mayoría de dispositivos a través de un sistema de lector de tarjetas sin contacto, aumentando la confidencialidad en el uso de los equipos y evitando el retraso de su trabajo si su dispositivo habitual no está disponible. “El nuevo sistema nos permite imprimir los documentos en cualquier momento y desde prácticamente cualquier equipo del Ayuntamiento, con sólo usar una tarjeta, así no nos dejamos papeles olvidados en la bandeja de salida. Además, desde otros edificios del Ayuntamiento, que a veces se encuentran a varios kilómetros, puedo imprimir los documentos que envié desde mi oficina. Llego a mi destino, acerco la tarjeta al equipo multifunción y sencillamente imprimo mis documentos”, señala Sergio Caballero, director de Informática del Ayuntamiento.

Además, la homogeneidad de la nueva plataforma permite que todos los equipos se conecten a la red LAN del Ayuntamiento para facilitar a Canon una monitorización completa con la que detectar la falta de consumibles o posibles averías, incluso antes de que el usuario sea consciente, logrando crear así un servicio técnico más completo, rápido y eficiente.

La solución de Canon

Nueva plataforma monitorizada, que ha logrado optimizar el sistema de impresión al reducir el número de dispositivos en más de un 45% sin comprometer el nivel de trabajo.

Los Resultados

  • Ahorro de costes con una plataforma más homogénea
  • Optimización de los recursos disponibles
  • Aumento de la confidencialidad en la impresión de documentos
  • Agilidad en la impresión presencial e impresión a distancia
  • Monitorización de equipos y eficiencia operativa en detección de averías y consumibles

En una clara apuesta por la innovación, el Ayuntamiento de Alcobendas ha aprovechado el uso de nuevas tecnologías para ahorrar costes, aumentar la confidencialidad y mejorar la productividad de los usuarios.

Con el nuevo entorno, el 100% del trabajo de impresión se realiza ahora en un total de 221 equipos, un sistema más homogéneo que disminuye sensiblemente el impacto medioambiental y los costes de mantenimiento. La monitorización de los equipos también permite a los usuarios despreocuparse de problemas que podrían lastrar su productividad, como posibles averías o el estado de los consumibles. “Es una mejora importante no tener que andar pidiendo tóner, ahora el servicio técnico de Canon lo detecta de manera automática y lo repone inmediatamente”, señala Sergio Caballero.

Resultados

Homogeneidad

La solución optimiza los recursos disponibles para disminuir el impacto medioambiental y los costes de mantenimiento.

Agilidad

El nuevo sistema permite agilizar el trabajo y aumentar la productividad en la impresión presencial e impresión a distancia.

Confidencialidad

Las tarjetas permiten al usuario lanzar un trabajo e imprimirlo en cualquiera de los equipos.

Monitorización

La plataforma automatiza la gestión de pedidos de consumibles y avisos técnicos, además de ofrecer un control detallado sobre las impresiones realizadas.

Contacto

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