La Empresa

ALQUILE UN COCHE EN CANARIAS, S.L.

ALQUILE UN COCHE EN CANARIAS, S.L. es una empresa dedicada al alquiler de vehículos sin conductor que opera en las siete islas principales del archipiélago, bajo el nombre comercial AVIS Canarias y con licencia de la marca AVIS, líder del sector rent a car en España. Con una flota media de 3.500 vehículos en las islas, la compañía dispone de un equipo de 140 personas y gestiona anualmente alrededor de 150.000 contratos de alquiler de vehículos. Enfocada al sector turístico, dispone de ofi cinas en los aeropuertos de las islas y su central administrativa se encuentra en Las Palmas de Gran Canaria.   

ALQUILE UN COCHE EN CANARIAS, S.L. es una empresa dedicada al alquiler de vehículos sin conductor que opera en las siete islas principales del archipiélago, bajo el nombre comercial AVIS Canarias y con licencia de la marca AVIS, líder del sector rent a car en España.

El Reto

Para agilizar el almacenamiento y consulta de los 150.000 contratos de alquiler y facturas que generan cada año y que deben estar siempre disponibles ante posibles reclamaciones, la compañía tenía externalizada la labor de digitalización a un proveedor de la península.

Tras enviarle el archivo físico (más de 12.000 contratos mensuales), este proveedor externo digitalizaba y cargaba en un programa accesible por AVIS vía web las imágenes digitalizadas e indexadas. El alto coste de este proceso, dado que se trata de envíos entre las islas y la península, les hizo plantearse una solución alternativa.

A finales de 2009, los responsables de AVIS Canarias empiezan a barajar varias opciones para la digitalización de su archivo y finalmente apuestan por Canon. En primer lugar, por su experiencia con los equipos multifuncionales e impresoras de Canon. En segundo lugar, y como razón determinante para la elección de la solución, porque la oferta de Canon se ajustaba exactamente a lo que necesitaban: sencillez, rapidez  y bajo coste.

“Canon ha cubierto eficazmente nuestras necesidades, con una solución veloz y eficiente en costes”.

La Solución

La propuesta de Canon responde fielmente a los requerimientos de AVIS Canarias: “una solución de fácil uso, con capacidad para digitalizar un alto volumen de documentos y a gran velocidad” afirma Delfín Perera Suárez, responsable de Administración de AVIS Canarias. La digitalización es, por ejemplo, muy rápida al limitarse al reconocimiento de los campos fundamentales, frente a otras soluciones más complejas que alargaban demasiado el proceso.

Por otro lado, les garantiza el control continuo de los documentos archivados y la agilidad en la consulta de datos. El soporte y experiencia de Canon como proveedor completaban una oferta integral de digitalización que ha resuelto completamente sus necesidades. La solución fue instalada en los equipos y servidores de la compañía, configurando a medida cada servicio para no interferir en los sistemas existentes. La aplicación lleva en funcionamiento desde julio de 2010, con alguna pequeña adaptación solicitada por el cliente, como el reconocimiento de los códigos de barras.

La solución especializada de Canon para la entrada de documentos incluye:

• Escáner de alta velocidad DR- 3080 CII
• Paquete de software Therefore Workgroup
• Solución de escaneo IRIS PowerScan 930ppm
• Módulos adicionales de IRIS PowerScan: Conector Therefore e IRIS FingerPrint

Objetivos cubiertos:

• Lograr una importante reducción de costes
• Incrementar la seguridad, con los documentos (físicos y digitales) en manos del cliente
• Facilitar la búsqueda de información
• Mejorar la productividad de los usuarios

“Gracias a la solución de digitalización, hemos rebajado el coste anual del proceso y hemos mejorado la indexación y clasificación”.

Los Resultados

AVIS Canarias ha superado la dependencia externa de un servicio de digitalización con una solución que mejora sensiblemente el control sobre los documentos y que les aporta una gran eficiencia de costes y ahorro anual. Dos años después de su puesta en funcionamiento, la solución está completamente amortizada.

“Gracias a la sencillez de uso, no ha sido necesario formar a los empleados en la herramienta, sino que bastan unos minutos para familiarizarse y manejar con éxito la aplicación”, concluye Perera.

La mejora de la eficiencia en todo el proceso se traduce en los siguientes beneficios:

• Sencillez y agilidad tanto en la digitalización como en la consulta
• Notable ahorro de costes
• Optimización del proceso de búsqueda para mejora la gestión diaria del negocio
• Mayor seguridad en el almacenamiento de documentos digitales
• Soporte rápido y preciso por parte del equipo de Canon

“Dos años después de su puesta en funcionamiento, la solución está completamente amortizada”.

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