Astilleros de Mallorca

Astilleros de Mallorca logra procesos de facturación homogéneos gracias a la solución de gestión documental de Canon.

La Empresa

Astilleros de Mallorca

Convertido hoy en uno de los astilleros de reparación de yates más importantes del mundo, Astilleros de Mallorca fue fundado en 1942 -originalmente como Astilleros de Palma- para la construcción de embarcaciones de acero en la isla. A mediados de los años 80, las familias Freire y Santodomingo, procedentes de la Ría de Vigo y con una larga tradición en la industria de construcción naval, se convirtieron en los nuevos propietarios.

Comenzó entonces la transformación de la compañía hacia la nueva actividad de reparación en el mercado de yates de lujo. Actualmente, más de 120 yates son reparados o equipados en Astilleros de Mallorca cada año. Sus instalaciones incorporan los últimos avances en tecnología y maquinaria y ofrece una amplia variedad de servicios que incluyen trabajos mecánicos, eléctricos, acero inoxidable, carpintería, electrónica y tapicería.
 

Astilleros de Mallorca es uno de los astilleros de reparación de yates más importantes del mundo.

El Reto

Al estilo de una auténtica “ciudad en miniatura”, las instalaciones de un yate son equiparables a las de un hotel, con todo tipo de sistemas eléctricos y de seguridad, electrónica y tratamiento de aguas. El departamento de producción, con su personal altamente especializado, se ocupa de la reparación de cualquier elemento interno o externo de embarcaciones de hasta 70m. Algunos procesos se realizan con una alta frecuencia, como el cambio de válvulas, o la revisión de hélices, y otros son trabajos puntuales, como puede ser la reparación de un radar o el cambio de moqueta. En revisiones sencillas, desde que el barco entra hasta que está listo para su salida, suele pasar una media de dos semanas, y el pedido de piezas, la reparación, la facturación y el cobro deben completarse antes de que el yate salga del astillero. Por ello, todos los departamentos de la compañía necesitan trabajar de forma rápida, flexible y coordinada, y que todos los trabajos realizados, ya sea por la plantilla propia como por empresas colaboradoras, estén debidamente justificados en tiempo real.

Todos estos procesos llevan asociados un alto volumen de documentación, especialmente para el departamento de compras y almacén, que gestiona todas las facturas de pedidos de material y para el departamento de producción, que gestiona las facturas de subcontratación. Otra tipología de documentación gestionada por producción y la oficina técnica son planos, instrucciones técnicas, manuales, catálogos, etc. Las facturas son conformadas por 12 personas diferentes de los departamentos de compras y producción y, proceden de un gran número de proveedores. No existía homogeneización y los problemas en el procesamiento -al faltar campos específicos o tener pendiente la revisión por parte del responsable oportuno- eran frecuentes.

El departamento de compras realizaba además todos los procesos (pedidos, ofertas, catálogos…) de forma electrónica y el sistema de almacenamiento de Windows se había quedado corto en funcionalidades. Los responsables de Astilleros de Mallorca se plantearon en 2010 la implantación de un sistema de gestión documental con el que consiguieran:

• Homogeneizar procesos para ganar tiempo
• Automatizar el procesamiento de las facturas
• Ganar seguridad y control sobre los documentos

“Nos planteamos seguir avanzando con otro tipo de documentos y áreas de negocio.”

La Solución

Los 780 pedidos que, de media, gestionan en un año, incluyen hasta tres peticiones de oferta, documentación técnica asociada y certificados, y el departamento de compras recibe diariamente unas 50 facturas. El sistema de gestión documental que buscaban debía, por tanto, facilitar tanto el archivo como la consulta de los documentos. Estudiaron cuatro aplicaciones disponibles en el mercado y finalmente se decantaron por la solución de gestión documental Therefore de Canon. “Nos llamó la atención tanto la ergonomía del sistema como la posibilidad de escaneado y archivado automático, lo que supone una gran agilización de los procesos”, destaca Lucía Mingot, directora técnica de Astilleros de Mallorca.

Tras el análisis de las necesidades de negocio particulares, el proyecto diseñado por Canon abarcó la totalidad de los procesos internos de Astilleros de Mallorca en todos sus departamentos: administración, contabilidad, facturación, RRHH, ingeniería y proyectos, talleres, calidad, compras y almacén, recepción y marketing. Se definieron, inicialmente, 35 categorías documentales y 7 flujos de trabajo. El período de implementación duró unas tres semanas, a las que siguió otra semana de formación en el manejo del sistema a los más de 30 usuarios involucrados. La solución se ha integrado con el ERP corporativo para la gestión de las facturas y los partes de hora del personal externo (la documentación técnica se gestiona de forma independiente).

El traspaso de información de Therefore al ERP ha sido rápido y sencillo, por lo que se plantean seguir avanzando con otro tipo de documentos y áreas de negocio. Por otro lado, en 2011 abrieron un segundo centro de trabajo a pocos kilómetros de la sede central y, gracias a la solución de gestión documental, pueden seguir trabajando con un solo departamento de administración ya que la gestión de facturas es inmediata y transparente para ambas ubicaciones. Con el cierre de 2012, completaron el primer año de facturación íntegramente gestionado a través de Therefore.

“El acceso inmediato a la información que alberga el sistema nos ofrece una gran tranquilidad y fiabilidad, ya que ningún dato se pierde por el camino y siempre podemos seguir su rastro.”

Los Resultados

El área de Administración ha sido la principal beneficiaria de la solución. Frente a los extravíos y falta de control sobre las facturas de proveedores que sufrían antes, hoy no se pierde ninguna factura y el tiempo de visado se ha reducido en varios días. La seguridad que han ganado en la gestión de las facturas recibidas es notable.

“Antes hacíamos todo en papel, y la distribución de los documentos se realizaba manualmente, en un proceso que podía durar de 3 a 5 días. Ahora, la factura se escanea en recepción en el mismo momento que llega al astillero y se inician los flujos de trabajo predeterminados de forma automática”, explica Michael Wager, director financiero de Astilleros de Mallorca. Gracias a Therefore, el control sobre los documentos es total: en todo momento se sabe dónde está la factura y por qué manos ha pasado.

El departamento de administración ha reducido significativamente el consumo de papel y los tiempos empleados en tareas como la confección de listados. La facilidad de consulta de los documentos –ya que cualquier usuario del negocio puede acceder en tiempo real a la información del sistema–, es otra de las ventajas clave. Los beneficios que ha aportado el nuevo sistema de gestión documental pueden resumirse en:

• Alta seguridad de los procesos
• Ahorro de tiempo
• Disminución en el consumo de papel
• Agilidad y eficiencia en las tareas diarias
• Facilidad para la búsqueda y consulta de información

“Therefore ha cambiado la mentalidad de toda la plantilla. El ahorro de tiempo, la seguridad ganada y la mejora de la eficiencia contribuyen a incrementar la productividad global.”

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