La Empresa

Armstrong Watson

Armstrong Watson es una empresa de servicios contables con fuerte presencia en el norte de Inglaterra, donde cuenta con un total de 14 oficinas.

Fundada hace más de 140 años, la empresa está firmemente consolidada en la lista de las 40 principales empresas de contabilidad del Reino Unido, con una facturación de 18,5 millones de libras (21,2 millones de euros) y fama de ofrecer una cartera de soluciones equiparable a la de las grandes firmas con un estilo personalizado y cercano, propio de una empresa local.

Cuenta con una clientela variada: desde empresas de reciente creación hasta compañías consolidadas con presencia internacional. En los últimos años, Armstrong Watson se ha especializado en los sectores de las energías renovables y la sostenibilidad medioambiental.

Armstrong Watson es una empresa de servicios contables con fuerte presencia en el norte de Inglaterra, donde cuenta con un total de 14 oficinas.

El Reto

Con la adquisición de una serie de pequeñas empresas contables, Armstrong Watson heredó una infraestructura heterogénea de equipos de distintos fabricantes: 140 impresoras, 30 fotocopiadoras, 22 máquinas de fax y 20 escáneres. La plantilla de la  empresa, formada por más de 350 empleados, no tenía establecidos unos criterios uniformes de impresión, y muchos de esos empleados utilizaban sus propios dispositivos personales.

La abundancia y heterogeneidad de estos dispositivos suponía un obstáculo importante para la eficiencia. Algunos se iban quedando obsoletos y representaban un coste innecesario, resultaban poco fiables y carecían de las funciones necesarias para implantar los procedimientos que requieren las empresas de hoy en día. Los usuarios empleaban los equipos cada uno a su manera. Además, como eran de diversas marcas, era necesario abastecerse de un variado surtido de consumibles, el servicio técnico difería en cada caso y los puntos de contacto eran numerosos.

Armstrong Watson trató de externalizar el mantenimiento de las impresoras a una empresa informática, pero esta opción resultó ser cara e ineficiente. Al mismo tiempo, dado que no existía una red ni un flujo de trabajo uniforme automatizado en toda la empresa, los directivos no podían valorar con exactitud el volumen, el formato ni la autoría de las impresiones.

Impacto medioambiental

Otra de las preocupaciones que tenía sobre la mesa David Clarkson, director comercial de Armstrong Watson, era encajar las operaciones de impresión con la política de responsabilidad social corporativa (RSC) de la empresa, denominada Future Vision. Adoptada en 2008, Future Vision establecía una serie de objetivos para reducir al mínimo el impacto ambiental de la empresa en cinco áreas principales, que incluían el papel, los residuos y la energía. Así lo describe David Clarkson: «Future Vision es un aspecto esencial de las propuestas que planteamos a posibles clientes de todos los sectores, y muy especialmente a los de las energías renovables y la sostenibilidad, ámbitos en los que hemos trabajado mucho para afianzar nuestra presencia.

Tener una política de RSC propia es un factor que nos diferencia de la competencia, pero también debemos demostrar que todo lo que hacemos está en sintonía con ella». Tras valorar las propuestas de una serie de proveedores, Armstrong Watson seleccionó a Canon para que diseñara e implantara una nueva infraestructura de impresión en toda la empresa. David Clarkson afirma que la elección de Canon no se debió únicamente a su cartera de productos y soluciones, sino también a su gran interés por determinar las verdaderas necesidades de impresión y escaneo de la empresa. «Antes de elaborar sus recomendaciones, Canon trabajó a conciencia para ponerse en la piel de nuestra empresa con el fin de determinar lo que debía mejorarse y la manera más adecuada de hacerlo. Comprender cómo funciona el negocio de nuestros clientes es una filosofía que compartimos plenamente, y no había duda de que Canon era el socio adecuado que estábamos buscando».   

«Antes de elaborar sus recomendaciones, Canon trabajó a conciencia para ponerse en la piel de nuestra empresa con el fin de determinar lo que debía mejorarse y la manera más adecuada de hacerlo. Comprender cómo funciona el negocio de nuestros clientes es una filosofía que compartimos plenamente, y no había duda de que Canon era el socio adecuado que estábamos buscando».

La Solución

Auditoría de impresión

Sin dejar nada al azar, lo primero que hizo Canon fue llevar a cabo una auditoría completa de las operaciones de impresión. Para ello, visitó todas las oficinas de Armstrong Watson con un cuestionario y pidió a todos los empleados que explicaran sus experiencias con los equipos existentes y sus necesidades de cara al futuro. Las conclusiones confirmaron que había margen para realizar de inmediato mejoras significativas. Muchos usuarios se sentían frustrados por la poca fiabilidad de los dispositivos y las diferencias de calidad, y fueron claros con respecto a las funciones que necesitaban para trabajar de una forma más productiva. Una vez cotejados los resultados, Canon elaboró una propuesta con cinco objetivos: recortar costes, reducir el impacto medioambiental, incrementar la productividad, mejorar la gestión documental y aumentar la seguridad de la información. La solución de Canon pasaba por sustituir los equipos originales por únicamente 43 dispositivos multifuncionales (MFD).

El director técnico, Paul Cullen, que siguió muy de cerca el diseño y la implantación de la solución, señala que la reducción en más de un 70% del número de dispositivos comporta un ahorro inmediato en el consumo de energía, y que el software de Canon para administrar dispositivos y documentos, denominado uniFLOW, ya ha transformado las prácticas de impresión de toda la empresa». 

«El 60% de las impresiones se ha podido realizar a doble cara, lo que ha supuesto un ahorro de un millón de páginas durante los tres primeros meses».

Los Resultados

Hechos constatables

uniFLOW proporciona a Armstrong Watson la posibilidad de administrar la producción de todos los dispositivos multifuncionales de la empresa. No solo permite tener una perspectiva más amplia y controlar las operaciones de impresión y escaneo, sino que además aumenta la seguridad de los documentos y garantiza una mayor protección de la información confidencial. En palabras de Paul Cullen: «Podemos saber el volumen total de impresión y ver exactamente en qué consiste: los documentos que se imprimen, quién los imprime, cuántos son en color y cuántos en blanco y negro, y cuántos de ellos están a doble cara».

Está especialmente satisfecho con el módulo MyPrintAnywhere, que garantiza la seguridad y la confidencialidad de la información en toda la empresa sin tener que proporcionar impresoras personales a los empleados. Con MyPrintAnywhere, los trabajos de impresión se retienen en un servidor centralizado del centro de datos de Armstrong Watson hasta que el usuario los autentica con un código PIN de cuatro dígitos en  el dispositivo correspondiente. Si nadie los selecciona, los trabajos de impresión se eliminan del servidor transcurridas 72 horas. «Ahora los documentos ya no se pueden dejar en la impresora, lo cual mejora la eficiencia, reduce los residuos y aumenta la seguridad de los documentos. Hasta ahora, mensualmente se ha eliminado el 4% de las impresiones una vez transcurridas las 72 horas». Además, uniFLOW también mejora la seguridad de los documentos escaneados, porque los usuarios solo pueden enviarlos a sus direcciones de correo electrónico corporativas. 

Rentabilización rápida

El proyecto ha destacado por la rapidez con la que se ha hecho patente la rentabilidad de la inversión, revela David Clarkson. «El 60 % de las impresiones se ha podido realizar a doble cara, lo que ha supuesto un ahorro de un millón de páginas durante los tres primeros meses. Lograr esto y además gastar menos en energía y consumibles ha tenido una repercusión muy positiva en nuestro flujo de caja». En el departamento informático, Paul Cullen también ha constatado cambios importantes, como un 50% menos de llamadas para solucionar cuestiones técnicas de las impresoras o los escáneres.

«En lugar de perder el tiempo en solucionar diversos problemas con varios proveedores, con Canon tenemos un único número de contacto con el que podemos llamar a la sede de la compañía y resolver cualquier problema de hardware o software que pueda surgir. Otro aspecto que conlleva ventajas importantes es el hecho de tratar directamente con el fabricante, especialmente si necesitamos alguna pieza de repuesto».

Gestión del cambio

La transición del sistema antiguo al nuevo se ha realizado de una forma totalmente diligente y sin contratiempos, gracias a que Armstrong Watson y Canon han colaborado estrechamente para desarrollar una estrategia eficaz de la gestión del cambio. Tal como explica David Clarkson: «Nosotros proponíamos una reorganización integral que inevitablemente hubiera despertado reticencias entre el personal pero, al hacer a todos partícipes del proceso desde el principio, vieron que sus peticiones estarían reflejadas en la solución». Desde entonces, hemos seguido compartiendo la información con los empleados.

Actualmente, la empresa elabora informes mensuales (generados por uniFLOW) que detallan el ahorro en papel, energía y consumibles. Tras una minuciosa evaluación del hardware y el software durante dos meses en dos de las oficinas, la nueva infraestructura se acabó implantando en un solo mes, en marzo de 2011, finalizando cada oficina en un solo día en días alternos. Canon colaboró con Paul Cullen para diseñar el programa de formación y estuvo presente durante todo el despliegue. «Además de formar a todos los usuarios en las funciones básicas de los dispositivos, también hemos instruido a ‘superusuarios’ en cada oficina a fin de dotarlos de una mayor autonomía para solucionar cualquier problema».

David Clarkson ejemplifica el éxito de la implantación aludiendo a la rapidez con la que el personal ha asimilado la solución. «Prácticamente de forma unánime, la valoración de los usuarios al cabo de 48 horas ha sido absolutamente positiva». Por último, asegura que esta tecnología ha tenido un efecto inesperado en la cultura de la empresa: «Como los empleados se congregan en las impresoras para recoger sus documentos, ahora conversan más entre sí y no se limitan a enviarse correos electrónicos. Han dejado de estar aislados y han empezado a comunicarse de nuevo».  

«Prácticamente de forma unánime, la valoración de los usuarios al cabo de 48 horas ha sido absolutamente positiva.»

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