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Reformar la reputación del departamento de finanzas

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Transformación de las finanzas

Hoy en día, cuatro de cada cinco profesionales de finanzas afirman que su departamento no sigue el ritmo del resto de los planes de transformación digital de su organización, lo que les supone problemas de productividad, rentabilidad y eficiencia.[1] El departamento de finanzas ha dependido tradicionalmente de procesos manuales, lo que le dificulta seguir el ritmo del cambio, o directamente se resiste a él. De hecho, el 66 % de los profesionales de las finanzas reconocen ser más dependientes del papel que en cualquier otro departamento de la empresa,[2] mientras que el 88 % admite tener dificultades para seguir el ritmo de los objetivos digitales de la empresa.

Los departamentos de finanzas parecen tener una falta de innovación progresiva, lo cual puede ser la causa de que se vea a estos departamentos únicamente como centros de gastos. Pero con las oportunidades digitales, de automatización y de optimización que los departamentos de finanzas modernos tienen a su disposición, nada podría estar más lejos de la realidad. De hecho, incluso las empresas más importantes pueden lograr una mayor eficiencia y flujo de efectivo al abordar la transformación digital de manera informada y estudiada. Esto también puede contribuir a lograr una colaboración más exitosa entre equipos y departamentos dentro de la empresa en su conjunto.

Cómo abordar el cambio a la transformación digital

Las empresas suelen intentar pasar a un modelo completamente digital demasiado rápido, esperando una transformación de la noche a la mañana. La realidad es que este cambio es demasiado complicado y conlleva demasiadas interrupciones como para llevarlo a cabo de una sola vez, por lo que es necesario aceptar la realidad de la organización híbrida. También es de vital importancia garantizar que durante la conversión sigan disponibles varias combinaciones de procesos de trabajo analógicos y digitales para lograr la mejor cohesión empresarial posible.

Una estrategia aconsejable es empezar por descomponer la transformación digital función a función, proceso a proceso e, incluso, documento a documento atendiendo primero los procesos en papel, manuales o deteriorados. Esto supone un reto para los departamentos de finanzas en particular que siguen dependiendo en gran medida de los procesos manuales y de los sistemas heredados. Sin embargo, la implementación a un ritmo constante hará que la transformación digital sea mucho más manejable. Otro preparativo puede ser sentar bases sólidas antes de introducir modelos de negocio mejorados digitalmente, como implementar la infraestructura tecnológica adecuada y garantizar que el personal cuente con los conocimientos digitales necesarios.

Transformar las finanzas en un centro de beneficios

Una de las formas principales que tienen las empresas para diferenciarse de la competencia es cómo se llevan a cabo los procesos de pago,[1] por lo que es fundamental una correcta transformación digital de las finanzas.

Estamos en el siglo XXI, y las finanzas también deberían estarlo. Es un mundo nuevo, con retos nuevos (gestión de flujo de efectivo, fraude, transparencia e informes de efectivo, impacto del cumplimiento y el reglamento, por nombrar solo algunos). Pero están surgiendo nuevas tecnologías digitales que pueden ayudar a hacer frente a estos nuevos retos, por lo que es necesario incorporarlas a las finanzas. Ya.

Dar el paso a las soluciones digitales es fundamental para transformar la percepción interna y externa de las finanzas, que hasta ahora era la de un centro de gastos lento y arcaico, en la de un centro de beneficios de alto rendimiento que ofrece un valor empresarial real y ayuda a la empresa a buscar la innovación en todo momento.

Incluso pasos pequeños en el camino hacia esta transformación pueden dar grandes resultados. La automatización de procesos clave, por ejemplo, permitirá de manera instantánea un acceso más sencillo a facturas completadas o a los ciclos de vida de recibos, así como una mejora en la gestión y el flujo de efectivo gracias a una visibilidad más amplia disponible mediante la automatización P2P y su gestión mejorada de gastos indirectos. Ya sea in situ, mediante SaaS o mediante externalización a través de un proveedor de servicios, una vez automatizados, aprovechar las prácticas recomendadas será más sencillo, ya que se pueden implementar medidas obligatorias y paso a paso.

Cuando el equipo financiero está listo para la optimización, es posible lograr una rentabilidad real de todas las funciones. El 23 % de las empresas han incorporado una tecnología de automatización de compras y finanzas, pero sin la integración que mejorará plenamente su transformación digital. [2] Cada vez son más las empresas que reconocen que la tecnología puede ayudar a aumentar la colaboración entre los departamentos de finanzas y compras en particular. En cuanto a las tareas rutinarias y repetitivas de gran volumen, como el procesamiento de facturas, la automatización robótica de procesos (RPA) captura y valida datos de manera inteligente e interacciona de forma segura con otras aplicaciones empresariales al tiempo que reduce los costes. Las empresas también consideran que la RPA puede ayudarles a tomar decisiones de negocio críticas de forma más rápida e inteligente.[3]

La implementación eficaz de estas tecnologías avanzadas y automatizadas representa una oportunidad real para los departamentos financieros de todas las empresas de forjarse una nueva reputación como centros de beneficio y eficiencia. Al deshacerse de la reputación heredada de un departamento diseñado para absorber los recursos administrativos, el departamento de finanzas puede reinventarse a sí mismo como un elemento importante para las empresas modernas que le ofrecen información valiosa, innovación y, lo más importante, rentabilidad.

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