Transformación empresarial

Potencia al máximo el departamento RR. HH. con la gestión de documentos digitales

Moderniza los flujos de trabajo de RR. HH.

Descargar la guía

Manual de soluciones de RR. HH.

Transforma las funciones de RR. HH. desde la contratación hasta el fin de la relación laboral

Descargar la guía

Woman with basketball in front of blue wall

Cómo la modernización de los flujos de trabajo puede ayudar a los equipos de RR. HH. a impulsar el valor empresarial

Los flujos de trabajo digitales son cada vez más la norma, pero algunas funciones empresariales simplemente no pueden desligarse de los trámites burocráticos. RR. HH., por ejemplo, utiliza numerosos formularios arcaicos que requieren mucho tiempo para todo, desde la contratación hasta el fin de la relación laboral. Si bien RR. HH. debería ayudar a los empleados a desarrollar sus carreras profesionales, los flujos de trabajo basados en papel están minando al departamento con procesos ineficaces. ¿Cómo ayudan las soluciones de gestión de documentos a afrontar este reto?

Tomemos en consideración la aplicación de la tecnología en cuatro exigentes áreas de RR. HH.: la contratación, la incorporación, la gestión y el fin de la relación laboral.

Short-haired woman in red jacket smiles from sofa

Contratación conforme a la normativa

La contratación de personal nuevo siempre ha sido un reto para los equipos de RR. HH., pero no se trata solo de buscar nuevos talentos; la administración puede hacer que todo el proceso resulte innecesariamente difícil. Aunque no hay disponible ninguna varita mágica, las soluciones de gestión de documentos pueden permitir un proceso de selección de personal eficaz y automatizado que aborde los obstáculos desde el primer momento.

Los ocupados departamentos de RR. HH. tratan muchas candidaturas y les resulta difícil mantenerse al día con una gestión que cumpla con la normativa. Uno de los procesos más difíciles es garantizar la eliminación de candidaturas desestimadas. Con la contratación en papel, es fácil que los CV impresos pasen desapercibidos y permanezcan en la oficina mucho después de haberlos desestimado. Con las soluciones digitales de RR. HH. esto es mucho más sencillo: las candidaturas desestimadas se eliminan permanentemente sin necesidad de realizar ninguna acción.

Cuando las candidaturas tienen éxito, los equipos de RR. HH. a menudo tienen que invertir tiempo introduciendo manualmente los nuevos datos en los sistemas de RR. HH. Las soluciones digitales pueden ahorrar un tiempo valioso mediante la extracción digital de información y, a continuación, su almacenamiento automático, según la normativa vigente, en un registro central.

Además de garantizar la conformidad con la normativa, los sistemas digitales proporcionan a las empresas una visión mucho más clara del proceso de contratación. Los análisis en todo el proceso de contratación permiten identificar y reducir los cuellos de botella y los retrasos, lo que ayuda al departamento de RR. HH. a mejorar su sistema con el paso del tiempo.

Integración impecable

Debido al aumento de las obligaciones legales, la incorporación de nuevos empleados nunca había sido tan complicada. Pero esto no solo afecta al departamento de RR. HH. De hecho, el 47 % de los profesionales de RR. HH. afirma que los problemas durante el proceso de incorporación han dado lugar a la pérdida de candidatos, mientras que el 45 % afirma que las imprecisiones en los contratos han generado problemas legales y de costes.

Hoy en día, no hay motivo para dejar el proceso abierto a problemas como errores de escritura en el contrato. Ahora, el software puede rellenar automáticamente documentos, como contratos y acuerdos de confidencialidad, lo que ahorra tiempo y elimina las imprecisiones accidentales.

Además, el hecho de tener que firmar una hoja de papel en persona pronto podría ser cosa del pasado. La firma digital de documentos permite a los nuevos empleados firmar documentos cruciales desde cualquier lugar, lo que acelera el proceso. Pero los documentos digitales no son solo más eficaces. Además, se almacenan, registran y auditan con mayor facilidad, lo que facilita a los departamentos de RR. HH. el cumplimiento de los requisitos legales.

Gestión sencilla

El papeleo excesivo es una causa común de frustración para los empleados, especialmente cuando no forma parte de su trabajo diario. Las tareas administrativas estándar de RR. HH., como las solicitudes de vacaciones anuales, las bajas por enfermedad y las evaluaciones, no tienen por qué convertirse en un problema.

Los sistemas digitales minimizan la repercusión de estos procesos entre los empleados y los equipos de RR. HH. mediante su estandarización y automatización. Resumir las vacaciones de los empleados en calendarios centralizados debe ser fácil, pero resulta difícil para RR. HH. mantenerse al día con las solicitudes a medida que la organización crece. Los portales de autoservicio en los que los empleados envían y gestionan sus solicitudes permiten al personal de RR. HH. despreocuparse de estos procesos.

Mientras tanto, las soluciones de RR. HH. se pueden utilizar para formalizar evaluaciones, enviando recordatorios automáticos directamente a los encargados para garantizar que cumplen con los requisitos de la empresa. Este modelo reduce la responsabilidad diaria de los profesionales de RR. HH., lo que les permite centrarse en impulsar el valor de la empresa a través de nuevas iniciativas de compromiso con los empleados.

Salida sin problemas

La gestión de la salida de empleados tiene implicaciones importantes para la seguridad, la legalidad y el cumplimiento de las normativas, especialmente en lo que respecta a la gestión de la información. Una vez que un empleado ha abandonado la empresa, los equipos de RR. HH. deben asegurarse de que la información adecuada se elimina o se archiva en los registros de la empresa de acuerdo con los requisitos legales. También es fundamental garantizar que existen políticas claras para la devolución de las propiedades de la empresa y la eliminación de los derechos de acceso.

Si bien los incidentes de empleados descontentos que violan estas reglas son relativamente poco frecuentes, en los casos en los que se producen puede tener consecuencias muy graves para una empresa. ¿Por qué dejar esta posibilidad abierta? Sin embargo, sigue siendo habitual que las empresas carezcan de procedimientos completos para llevar a cabo esta tarea. Las soluciones digitales de RR. HH. ayudan a que este proceso sea lo más libre de problemas posible, utilizando la automatización para que resulte sencillo y quede claro quién es el responsable en cada etapa.

Reducir la carga

La administración de RR. HH. sigue teniendo fama de ser una carga tanto para los empleados como para el personal de RR. HH. Pero no tiene por qué serlo. La automatización a través del software de gestión de documentos puede potenciar el proceso de RR. HH., liberar tiempo, ahorrar dinero, reducir errores, aumentar el cumplimiento de las normativas, reforzar la seguridad y eliminar las preocupaciones por la pérdida de documentos. Representa una salida para acabar finalmente con los flujos de trabajo manuales basados en papel.

Todo esto permite a los profesionales de RR. HH. realizar su trabajo con más trazabilidad y de una forma más auditable, a la vez que les permite centrarse en añadir más valor al negocio.

Reducir la carga de las funciones de RR. HH.

Soluciones relacionadas

Más información

Digitaliza las funciones de RR. HH.

Habla con nuestro equipo