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Exploración del papel cambiante del cumplimiento de las normativas en las compras

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El dilema del cumplimiento de normativas financieras: el RGDP y más

Los departamentos de finanzas modernos están cambiando a un ritmo muy rápido con innovaciones como la automatización y la inteligencia artificial, que irrumpen en una unidad de negocio tradicionalmente analógica. El marco normativo está en constante cambio, y mantener su cumplimiento en línea con la innovación tecnológica puede representar un reto a medida que las empresas buscan aumentar el ritmo del cambio digital.

En el mundo de las finanzas, el cumplimiento ha girado tradicionalmente en torno a la política interna y los procesos recomendados: las empresas han implementado controles para garantizar que las decisiones de gasto se toman en favor del interés de la organización. Hoy en día, sin embargo, hay un aumento en la cantidad de presiones externas que hacen que se tenga en cuenta otras consideraciones de cumplimiento normativo. Independientemente de que se deba a la reciente introducción del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras leyes contra el soborno, la esclavitud en la actualidad o el deber de informar sobre los términos de pago, cada vez existen más imposiciones de cumplimiento que deben ser tenidas en cuenta por los departamentos de compras y finanzas.

Los equipos de finanzas de todas partes ahora se enfrentan a un nuevo reto que consiste en la introducción de nuevos cambios legislativos digitales, como el RGPD, en un entorno de trabajo que todavía suele funcionar con los métodos tradicionales de los flujos de trabajo basados en papel. De hecho, el 66 %[1] de los profesionales de las finanzas reconocen ser más dependientes del papel que en cualquier otro departamento de su empresa.

Pero independientemente de si un departamento de finanzas está totalmente automatizado o se queda atrás en el ámbito de la transformación digital, un proceso eficiente de compra de bienes y servicios está siempre presente en el funcionamiento de cualquier empresa. Por ello, el cumplimiento legislativo no puede y no debe obstaculizar ese proceso. Simplemente debe proteger el modo en que se llevan a cabo las compras, añadiendo solidez al proceso y garantizando la seguridad de las partes involucradas.

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La solución de cotejo de 3 vías

Está claro que el proceso de compras de hoy en día no es un asunto sencillo. Sin embargo, la clave para que sea eficaz se puede desgranar en un proceso de tres etapas. Con el fin de que los departamentos de cuentas a pagar o finanzas puedan garantizar la exactitud de los pagos, este proceso verifica tres importantes documentos relacionados con el proceso de compra y representa toda la cadena de contabilidad, lo que pone de relieve cualquier discrepancia. El objetivo es evitar a las empresas un exceso de gastos o el pago de productos o servicios no entregados.

El proceso de cotejo de facturas de tres vías consiste simplemente en cotejar la información de un pedido de compra (PO), una nota de mercancía recibida (NMR) y una factura. Este proceso, si se realiza manualmente, puede resultar bastante largo. Por eso, muchas empresas deciden automatizarlo para reducir el tiempo de administración de las cuentas a pagar y para proporcionar información valiosa sobre la entrega por parte de los proveedores y el cumplimiento de las normativas en cuanto a los precios.

Garantizar de forma eficaz el cumplimiento de las normativas

Para muchas organizaciones, cumplir la legislación del sector es algo más que un mero trámite. Representa un proceso sólido que es fundamental para conseguir la eficiencia. La introducción de las tecnologías digitales y la automatización de procesos puede hacer que el proceso de compras no solo sea más eficaz y transparente, sino también más responsable y seguro.

El cumplimiento de las normativas debe conllevar una mejor toma de decisiones en todo el proceso de compras. La institución corporativa británica Chartered Institute of Procurement and Supply afirma que las organizaciones pueden gastar más de dos tercios de los ingresos en compras, por lo que incluso pequeñas mejoras en este proceso pueden tener un gran impacto en toda la empresa, no solo en el departamento de finanzas.

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