Transformación empresarial

Gestión de datos en un departamento de RR. HH. moderno

Lograr una gestión de la información eficiente y conforme a la normativa

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Consigue una gestión de la información más intuitiva, eficaz y conforme a la normativa

Los negocios recopilan y gestionan más datos que nunca. Tradicionalmente, los departamentos de RR. HH. podían gestionar contratos, información de pensiones y salarios, pero los avances en tecnología digital implican que actualmente los principales departamentos de RR. HH. miden y recopilan información de muchas más fuentes, desde su participación en las redes sociales hasta los datos de productividad.

Sin embargo, no todos los departamentos de RR. HH. están tan adelantados; de hecho, muchos departamentos todavía se hallan al principio de su transformación digital, con el objetivo de dar los primeros pasos en este proceso. Nunca había sido tan importante cumplir los principios normativos básicos, ya que una gestión deficiente de la información puede conllevar multas del RGPD. ¿Cuáles son los pasos para lograr una gestión de la información más intuitiva, eficaz y conforme a la normativa?

Paso 1: garantizar el cumplimiento de la normativa

El cumplimiento debe ser la prioridad de todos los departamentos de RR. HH., especialmente después de la introducción del RGPD. Aunque la discreción siempre haya sido importante; ahora, el hecho de no proteger la información confidencial puede provocar multas graves a cualquier organización. Como departamento, RR. HH. posee algunos de los datos más personales de todo el negocio, desde direcciones de correo hasta quejas por acoso.

La información confidencial ya no se puede guardar en archivadores. Si bien en el pasado una llave y una cerradura constituían una garantía de seguridad suficiente, ahora vivimos en un mundo digital. Ante una auditoría y el cumplimiento de normativas, las organizaciones deben ser capaces de demostrar la información que poseen, de forma rápida y eficaz. ¿Cómo puede afirmar una empresa que cumple con la normativa RGPD si no está al 100% segura de la información que almacena dentro de su organización? Este es un gran reto para las empresas que siguen funcionando en gran medida mediante flujos de trabajo en papel, que no pueden buscar de forma factible todos los registros en papel que tienen ni afirmar con certeza cuántas copias existen.

En comparación, las organizaciones que utilizan flujos de trabajo sólo digitales tienen una visión mucho más transparente de qué información poseen, dónde se almacena y quién puede acceder a ella. La introducción de flujos de trabajo digitales puede ayudar a RR. HH. a establecer prácticas que cumplan las normativas dentro del departamento, pero también a aplicarlas en toda la empresa.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

Paso 2. Aumento de la eficiencia

El cumplimiento de la normativa puede ser la prioridad principal, pero la eficacia debe venir justo detrás. Las organizaciones están cada vez más interesadas en medir los procesos de RR. HH.: ¿qué grado de compromiso presentan los empleados?, ¿cuál es su productividad?, ¿se repite algún patrón entre los empleados que dejan la empresa? A medida que aumenta la cantidad de datos recopilados, los departamentos de RR. HH. dedican más tiempo a su gestión y procesamiento.

Las organizaciones deben aspirar a tener una estrategia de RR. HH. basada en datos. Sin embargo, sin las estructuras adecuadas, el personal de RR. HH. se verá abrumado por la introducción de datos y su extensa gestión. Teniendo esto en cuenta, los líderes de RR. HH. deben tomar en consideración sus flujos de trabajo actuales y si este modelo permite admitir nuevas funciones.

Por ejemplo, ¿los flujos de trabajo actuales ya requieren más tiempo del que deberían? ¿Impide esto que el departamento adopte una estrategia de datos más valiosa? Además, ¿las nuevas tareas generarán trabajo manual adicional para el equipo de RR. HH.? A menudo, la respuesta es que los departamentos de RR. HH. No están preparados para estas nuevas capacidades porque ya se encuentran al máximo de su rendimiento.

En esta situación, las empresas deben tener en cuenta cómo pueden servir de ayuda las herramientas digitales y de automatización. Al introducir estas tecnologías, las empresas pueden reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas de bajo valor. Esto no solo mejora la eficacia de los equipos de RR. HH. actuales, sino que, de cara al futuro, pone en marcha una estructura para facilitar a capacidades más complejas y basadas en datos.

Paso 3: impulsar el valor

Las organizaciones en las etapas más avanzadas de su proceso de transformación digital deben tener en cuenta cómo obtener el máximo valor de sus datos. Actualmente, muchos departamentos de RR. HH. no aprovechan todo su potencial: más del 97 % de los departamentos de RR. HH. recopilan datos, pero el 95 % tiene problemas con este proceso porque a menudo no se sabe qué conviene medir.

Las empresas no deberían malgastar recursos en el análisis de factores estándar porque sienten la obligación de hacerlo. El análisis de datos debe estar diseñado para resolver retos empresariales específicos. Como primer paso, es importante averiguar cuáles son: por ejemplo, ¿los empleados tienden a dejar la empresa después de un determinado periodo de tiempo? A continuación, las empresas deberían analizar cuáles son las circunstancias que llevan a los empleados a abandonar una organización; una vez identificadas, tratar los motivos y, en última instancia, resolver dichos problemas.

Las organizaciones están evolucionando para estar más orientadas hacia los datos y, a medida que lo hacen, se espera que los departamentos internos hagan lo mismo y asuman nuevas responsabilidades. Sin embargo, los líderes de RR. HH. tendrán que desempeñar un papel clave en la gestión de este proceso para su departamento. A pesar de las diferentes prioridades de otras partes internas de la empresa, el cumplimiento de la normativa siempre debe ser prioritario, dado el uso frecuente de información confidencial. Además, la transformación del departamento de RR. HH. no puede convertirse simplemente en un ejercicio de marcar casillas. En cambio, los líderes de RR. HH. deben asegurarse de implementar las estructuras y los procesos adecuados para ayudar a los equipos de RR. HH. a ser lo más eficientes posible, permitiéndoles centrarse en el activo más valioso de cualquier negocio, sus empleados.

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