Software de automatización de procesado de documentos
Automatiza el procesado de documentos para agilizar los flujos de trabajo y controlar los costes.
Consejos prácticos sobre cómo la automatización y la automatización robótica de procesos pueden impulsar la eficiencia en tu negocio
La ineficacia es un asunto que encabeza las agendas de las salas de juntas año tras año. Y, a pesar de ello, sigue siendo un problema común y con frecuencia arraigado. Aunque sería más fácil señalar como responsable a un departamento o proyecto concreto, a menudo son los pequeños cuellos de botella y las ineficiencias de cada día los que terminan representando un problema a gran escala. El 15 % de los trabajadores admite que imprime y rellena formularios en papel para después copiarlos de nuevo a un formato digital[1], y el 55 % de los gerentes dedica una media de ocho horas a la semana a tareas manuales y repetitivas[2].
Hoy en día, las nuevas tecnologías han ayudado a reducir las tareas manuales y hacer frente a las ineficiencias se ha convertido en un desafío para los equipos de TI. Se trata de una oportunidad para que los departamentos de TI demuestren su valor a los responsables de la empresa proporcionando nuevas estrategias y soluciones que permitan reducir costes e impulsar formas de trabajo más eficientes.
Para las grandes empresas en particular, la ineficiencia puede ser endémica. Los equipos y los flujos de trabajo han evolucionado de forma natural a lo largo del tiempo, generando a menudo discrepancias entre el modo en que operan los distintos departamentos. Por otro lado, los trabajadores pueden ser reacios a abandonar formas de trabajo establecidas y dependen en gran medida de la infraestructura heredada. Aunque estos hábitos pueden funcionar en el día a día, no son las prácticas más recomendadas y, en última instancia, afectarán a la competitividad y a la innovación al obstaculizar las mejoras.
Recursos Humanos es un ejemplo de departamento en el que suele dedicarse mucho tiempo a tareas de administración. El proceso de selección de candidatos y preparación de entrevistas, por ejemplo, requiere mucho tiempo de organización, comunicaciones de ida y vuelta por correo electrónico, y numerosos documentos que se intercambian, imprimen, rellenan, escanean y envían, e incluso más tiempo para introducir la información de los nuevos empleados en los sistemas de TI. La mayoría de las empresas (63 %) informa de que menos del 50 % de sus procesos de RR. HH. están automatizados[3], lo que significa que la mayoría de ellos se sigue realizando a mano. Para los departamentos de RR. HH. y Finanzas, que en última instancia generan grandes costes para la empresa, es aún más importante demostrar su valor a la empresa reduciendo los costes innecesarios.
Los departamentos de RR. HH. y las empresas en general están en condiciones de resolver este problema con la ayuda de TI. Con la tecnología de gestión de la información adecuada a su disposición, los departamentos de TI pueden desempeñar un papel fundamental en la generación de valor al respaldar a la empresa en su estrategia de reducción de costes y aceleración del rendimiento de la inversión.
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Una de las principales vías para lograr mejoras operativas es aprovechar la tecnología de gestión de la información, incluida la automatización del flujo de trabajo y la automatización robótica de procesos (RPA). Los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas son el principal objetivo de este tipo de tecnología. La automatización de cuentas por pagar es una estrategia comúnmente adoptada por las empresas para agilizar y automatizar los procesos de cuentas por pagar, como la facturación, la eliminación de tareas manuales, y la mejora de la visibilidad y el control de los datos financieros importantes.
Estas tecnologías ofrecen beneficios probados. Por ejemplo, según Hackett Group, las funciones de finanzas de mayor rendimiento cometen un 60 % menos de errores de facturación al reducir la intervención manual, propensa a errores[4]. El informe destaca que la diferencia entre una organización financiera típica y una con resultados de primer nivel reside en la forma en que gastan sus presupuestos de TI. Aunque el informe concluye que gastan cantidades similares en tecnología, los departamentos financieros con mejores resultados invierten en modernizar las aplicaciones existentes y adquirir nuevas soluciones digitales.
El cambio puede ser desalentador, especialmente para los empleados más reacios a cambiar su rutina. Sin embargo, es importante enfatizar que la nueva tecnología tiene beneficios tangibles para su rol diario, incluida la posibilidad de que los empleados se centren en actividades de mayor valor, como la identificación de nuevas oportunidades, la contratación de nuevos talentos y el desarrollo de estrategias más inteligentes para impulsar el crecimiento.
¿Por dónde empezar? El primer paso del proceso es identificar dónde se producen las ineficiencias. Una evaluación exhaustiva de los flujos de trabajo actuales permitirá a los departamentos de TI detectar los puntos débiles. ¿Cómo es el flujo de documentos en toda la empresa? ¿Con qué tipo de papeleo que podría fácilmente solucionarse con plantillas o completarse automáticamente con un sistema digital pierden los empleados el tiempo?
¿Dónde se pierde la información o resulta difícil de rastrear? En tiempos de escrutinio en términos de seguridad y cumplimiento de los datos, nunca ha sido más importante tener un fuerte control sobre cómo se procesa la información en una organización. La automatización también ofrece beneficios. Aunque no es posible realizar un seguimiento de dónde dejan los empleados copias físicas de los CV en la oficina, los flujos de trabajo digitales y automatizados garantizan que se realice un seguimiento de un documento confidencial, como un CV, a lo largo de todo su ciclo de vida. Los sistemas pueden proporcionar información sobre quién abrió el documento, a quién se envió y dónde se encuentra en los sistemas de almacenamiento.
En primer lugar, realiza una evaluación. A continuación, crea un plan de acción dirigido primero a las transformaciones que proporcionen un ROI a corto plazo. Aunque puede parecer un objetivo difícil de alcanzar, la automatización de procesos con una gran carga administrativa tiene el potencial de demostrar valor en poco tiempo.
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