¿Son los flujos de trabajo automatizados el futuro del departamento de finanzas?

Obstáculos en el camino de la automatización

La automatización de cuentas a pagar no es solo un proceso de transformación complicado, sino también costoso. Es este un dato que tampoco ha escapado a la atención de los directivos, tal como se detalla en el informe «Finance and Accounting 2017: Automating Core Information Workflows» (Finanzas y contabilidad en 2017: automatización de los principales flujos de trabajo de información) que AIIM desarrolló en colaboración con Canon. De hecho, el 25 % de los profesionales de las finanzas creen que la adopción de una solución de automatización de cuentas a pagar no tendría un efecto apreciable en los costes del procesamiento de facturas. A pesar de ello, el 23 % prevé que la implantación de una solución de automatización de cuentas a pagar reduciría los costes entre el 15 y el 20 %, y un 22 % cree que el coste de las facturas se reduciría entre un 25 y un 50 %. Entonces, ¿por qué se pasan por alto los beneficios tangibles de la automatización?

Está claro que algo no cuadra en la automatización de las finanzas. Sin embargo, la imagen se vuelve más clara si tenemos en cuenta que quienes ya han realizado una inversión en el proceso de automatización hablan de resultados positivos en relación con lo que todos los departamentos de finanzas están intentando conseguir: el 28 % ha informado de que la adopción de una solución de cuentas a pagar automatizada había conllevado una reducción en los costes de entre el 25 y el 50 %. El veinticuatro por ciento de las organizaciones automatizadas informaron de que habían rentabilizado la solución en 3 meses o menos, mientras que el 36 % consiguió recuperar la inversión en un año o menos. Sin embargo, parece que estos resultados no son suficientes para convencer a las empresas que se muestran reticentes a adaptarse al proceso de automatización.
Pero el coste es solo una parte del desafío. Parece que las costumbres también se interponen en el camino de este reinicio financiero. Mientras que casi un tercio de las empresas (el 29 %) indican que cesaron las acciones de automatización por falta de capital, el 27 % no se atreve a dar el paso porque les preocupa cómo deben gestionar el cambio. Es natural que la transición resulte incómoda para algunos, pero si se quiere que las finanzas se conviertan en una parte activa y productiva de la empresa, la conversión digital es fundamental.

La dirección debe encabezar el viaje hacia la automatización

Puede que el principal obstáculo que deba superarse sea la herencia recibida. El veintidós por ciento de los ejecutivos describen la automatización como una solución que «no se puede personalizar ni está alineada con sus prioridades actuales», lo que se traduce en reticencia a la hora de hacer avanzar los proyectos de automatización. Otro 23 % indica que tener que lidiar con varios proyectos dificulta el establecimiento de prioridades. La reticencia por parte de la dirección a respaldar con solidez la automatización es más que evidente. Un cuarto de los empleados (el 27 %) creen que la atención y el respaldo de la dirección son un serio obstáculo para que se apruebe un proyecto de automatización de cuentas a pagar y a cobrar, independientemente del hecho de que los procesos avanzados podrían mejorar enormemente el rendimiento.

En última instancia, antes de que la dirección se comprometa con un plan de transformación, es necesario convencerla del potencial de la automatización. Pese a que algunos ya están convencidos de los beneficios, como la reducción de los plazos (46 %), la mayor precisión (46 %) y la mejora de la captura de datos (35 %), continúa siendo un paso abrumador para las empresas sin experiencia en el mundo digital. Por este motivo, los equipos financieros deben centrarse en construir un caso empresarial sólido para la transformación, poniendo primero el foco de atención sobre los procesos que tendrán un mayor impacto en la empresa con una inversión mínima. Una vez que se haya convencido de los beneficios a la dirección, se podrá implementar una estrategia de automatización más amplia.

Si realmente se quiere que las finanzas lleguen a considerarse una función innovadora que contribuye al avance de la empresa, hay que esforzarse mucho para dejar atrás su reputación de herramienta contable. La oportunidad está ahí. Probablemente la automatización tenga el potencial de transformar al departamento de finanzas más que a ninguno otro y, al hacerlo, liberarle del lastre de su reputación.