Cómo garantizar la seguridad de los datos en el lugar de trabajo

No permita que las amenazas a la seguridad de las impresoras sean un problema. Descubra cuatro maneras de proteger su oficina con el informe de Canon sobre la seguridad del Internet de las cosas (IoT)

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Cómo convertir sus dispositivos de oficina en activos de seguridad

La información nunca ha sido tan valiosa ni accesible como lo es hoy en día. Con el aumento de los trabajos flexibles gracias a la mayor potencia de los dispositivos móviles, los riesgos asociados con el manejo de datos confidenciales también continúan incrementando. Para las empresas, esto supone una batalla constante entre permitir a los empleados trabajar de manera eficiente mientras se garantiza la seguridad de la red en multitud de ubicaciones y dispositivos conectados.

El pilar de la mayoría de las empresas es la oficina, donde se reúnen estos dispositivos y las personas que los manejan. Aunque la innovación está reformando el aspecto del entorno de la oficina, sigue siendo el área más permeable para la seguridad empresarial. Con la introducción diaria de nuevos terminales en el lugar de trabajo, los equipos informáticos y de seguridad se encargan de minimizar las amenazas de seguridad en todo momento. Pero en muchos negocios, hay una serie de dispositivos en uso diario que corren el riesgo de ser ignorados. Debido al creciente volumen de smartphones, tablets y dispositivos conectados, a veces las mayores amenazas provienen de los dispositivos que más subestimamos.

Descubra cuatro maneras de proteger su oficina conectada con el informe de Canon sobre la seguridad del IoT

Creación de una cultura de seguridad cibernética

Cuando se trata de la seguridad de las oficinas, los esfuerzos conjuntos del personal y la tecnología de la oficina deben actuar como la primera línea de defensa. Aunque la introducción de innovaciones avanzadas en el lugar de trabajo continuará atrayendo mucha atención, los teléfonos olvidados en trenes, las conversaciones en lugares públicos y los documentos confidenciales abandonados en impresoras seguirán desafiando a los equipos de seguridad en todas partes. Después de todo, la información adopta múltiples formas y las personas siempre supondrán un riesgo. Entre la agitación que rodea al Internet de las cosas (IoT), es fácil olvidar que las impresoras y los escáneres conectados forman parte de este creciente ecosistema.

Casi uno de cada dos responsables de empresa en la región de EMEA, un 47 %, son conscientes de ocasiones en las que desaparecen documentos dentro de su organización, mientras que el 46 % son conscientes de casos en los que empleados han perdido documentos fuera de su organización. Para obtener más información, descargue el informe sobre la seguridad del IoT. Es evidente que si la oficina va a desempeñar un papel importante en la defensa contra las posibles amenazas de seguridad de la información, se han de implementar una serie de medidas.

Por ejemplo, al imprimir documentos que incluyan información confidencial, es esencial que solo se acceda a las copias impresas cuando el remitente pueda recogerlas físicamente en la bandeja. Sin esta importante medida y una solución de impresión segura, es posible que la información quede sin reclamar y en dominio público.

Aunque pueda parecer un descuido inofensivo, las consecuencias de un manejo de datos inadecuado pueden tener un gran impacto. La amenaza de sanciones reguladoras y la subsiguiente pérdida de negocio pueden causar daños continuos a las organizaciones. Sin embargo, un personal formado y consciente de sus responsabilidades en cuanto a todas las formas de protección de datos es la mejor defensa contra los posibles problemas.

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Protección de los dispositivos de hardware

El mantenimiento de hardware nuevo y existente también puede ocasionar problemas de seguridad, ya que a menudo no se le da importancia a los dispositivos antiguos.

Piense en una impresora. Todavía se utiliza cada día, está conectada a la red corporativa y con frecuencia es la receptora de algunos de los datos más confidenciales de una organización.

Mientras que la red corporativa en la que se ejecutan la mayoría de las impresoras empresariales puede satisfacer en cierta medida la seguridad y los controles, muchas empresas no logran establecer esta conexión, dejando estos dispositivos vulnerables y sin una solución de impresión segura. La opinión predominante es que una impresora es solo otra pieza más del equipo de oficina, un dispositivo periférico. Pero los dispositivos de oficina de hoy en día son mucho más sofisticados, con sistemas operativos integrados y compatibles con soluciones para documentos incorporadas y habilitadas en la nube.

Las empresas también deben recordar que la mayoría de los dispositivos tienen una unidad de disco duro al igual que un ordenador. Garantizar que estos datos estén cifrados y que solo se pueda acceder a ellos con los permisos adecuados, así como que estén exentos de responsabilidad, reducirá aún más el riesgo de infracciones no deseadas.

Cuando se trata de la seguridad de la oficina, contar con políticas y procedimientos sólidos implementados solo supone la mitad de la batalla. Las empresas deben asegurarse de que no caerán ante el primer obstáculo y que no pasan por alto al personal y los dispositivos que tienen delante.

La inminente aplicación del nuevo Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la UE es una llamada de atención y un recordatorio urgente a las empresas para que revisen y reconsideren todos los aspectos de su seguridad en la oficina.

Hay medidas sencillas que las empresas pueden implementar para asegurar el cumplimiento. Sobre todo, las organizaciones deberían formar a los empleados con las políticas de seguridad en sus oficinas, además de informarles sobre su función individual para ayudar a mantener protegida la información confidencial.

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