Mejora de los procesos empresariales con la transformación digital

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Cómo mejorar los procesos empresariales

Cada vez se tiene más claro que la transformación digital no es algo en lo que se pueda tener éxito con un proyecto a gran escala, y que el papel no desparecerá de la oficina de la noche a la mañana. Las empresas que se embarquen en un viaje compuesto por pasos que sean gestionables, mediante la identificación y priorización de los procesos y flujos de trabajo de digitalización, obtendrán recompensas con mayor eficacia y eficiencia.

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones trabajan con éxito en un entorno híbrido, que plantea un equilibrio único entre procesos empresariales digitales y analógicos. Por eso, ¿es importante antes de invertir tener en cuenta los procesos que son más críticos, complicados o prolongados? Muchos de estos se encuentran en los departamentos de finanzas y recursos humanos.

Transformación de las finanzas

El departamento de finanzas suele asociarse a procesos analógicos y sistemas heredados. Un 88 % de los profesionales de finanzas admite que le cuesta cumplir los objetivos digitales de la empresa. En una reciente encuesta de Canon, uno de cada tres participantes afirmó que las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar o la gestión de proveedores se habían digitalizado o automatizado.

Procesamiento de facturas

¿Por dónde debería empezar al plantear la transformación digital en el departamento de finanzas? Uno de los primeros pasos debería ser revisar el procesamiento de facturas. El procesamiento de facturas manual es relativamente habitual, pero puede provocar grandes problemas en el flujo de caja. Los estudios demuestran que la tasa de errores humanos en la gestión manual de facturas se encuentra entre el 12 y el 15 %, independientemente de la antigüedad o experiencia del equipo. El mejor remedio es implementar la automatización de facturas para optimizar los flujos de trabajo y automatizar la captura, validación y conciliación de los datos de las facturas.

Compra y pago

Otra forma de aumentar la eficiencia operativa es introducir una solución de portales de compra (P2P) integral y automatizada. Si los flujos de trabajo obsoletos y no productivos limitan el potencial de crecimiento y afectan negativamente a la productividad, una solución de P2P automatizada reducirá el tiempo, el dinero y la administración.

Team huddle

Transformación digital de los recursos humanos

La evolución digital y el viaje hacia una oficina con menos papel siguen estando entre las prioridades de la agenda corporativa, por su capacidad para dar poder a la fuerza de trabajo y acelerar la innovación. Sin embargo, aunque los recursos humanos están sometidos a una mayor presión por mejorar la alfabetización de datos y las habilidades de los empleados actuales y las nuevas contrataciones, dos de cada tres empresas siguen gestionando sus registros de recursos humanos en papel.

La digitalización del departamento de recursos humanos comienza por el análisis de los procesos de administración que se siguen gestionando de forma manual. La gestión y el archivado de documentos digitales reducen el tiempo y los costes de cumplimiento para la administración de los empleados.

La automatización de los procesos como la captura de reclamaciones de gastos, solicitudes de vacaciones anuales y las revisiones de los empleados puede aumentar el tiempo disponible para la planificación de los empleados, la orientación sobre contratación predictiva y el diseño de programas de desarrollo de formación.

Implementación de una sala de correspondencia digital

La forma en que se gestiona y archiva el correo entrante afecta a los departamentos de finanzas (por ejemplo, la facturación) y recursos humanos (por ejemplo, las solicitudes de empleo) y, en última instancia, respalda la eficiencia de los procesos empresariales de una organización. Sin un sistema adecuado, la clasificación del correo lleva mucho tiempo, está sujeta a errores y no indica quién ha enviado el correo ni cuándo. La implementación de una solución de sala de correspondencia digital permite capturar, identificar, validar y enviar automáticamente la correspondencia entrante con datos indexados relevantes a los sistemas y las personas que corresponda en cuestión de horas. A través de estos procesos, una sala de correspondencia digital permite reducir los costes operativos y mejorar el servicio al cliente.

Las empresas pueden observar que los diferentes departamentos y funciones están asentados firmemente en diferentes etapas de madurez digital y los procesos que incluyen también tienen distintos grados de digitalización. La clave para mejorar los procesos empresariales de una organización es no centrarse en llegar al destino final de una oficina sin papel, sino idear una solución híbrida inteligente que ofrezca un equilibrio entre procesos manuales, digitales y automatizados, algo ideal para la empresa en su viaje hacia la transformación digital.

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