Tres pasos para introducir la automatización en su empresa

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Descubra cómo reducir las ineficiencias en un panorama en el que el 53 % de las empresas afirma que la optimización de los procesos es el principal motivo para la transformación digital

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Introducción de la automatización en su empresa

Para un 53 % de las organizaciones, crear procesos más eficaces y eficientes es el principal motivo para la transformación digital. La automatización es una herramienta importante para alcanzar esa visión: mediante la sustitución de los flujos de trabajo analógicos tradicionales, las empresas esperan reducir la tasa de errores, ahorrar tiempo y dinero, y liberar a los trabajadores de las tareas más repetitivas para que puedan centrarse en trabajos más gratificantes centrados en el cliente.

La implementación de automatización puede tener un efecto de propagación a toda la organización. Los responsables de marketing pueden centrarse en la satisfacción del cliente y realizar un seguimiento de los resultados con mayor facilidad. Para el departamento de recursos humanos, la automatización inteligente de procesos, que incluye inteligencia artificial, puede ayudar a ofrecer servicios operativos de recursos humanos coherentes. Y en el departamento de finanzas, las tendencias específicas y los desarrollos en la automatización de procesos robotizada, la informática cognitiva y el Internet de las cosas (IoT) pueden mejorar la seguridad y reducir los errores administrativos. Pero la implementación de automatización es una parte importante del viaje hacia la transformación y es fácil que muchas empresas queden estancadas en ese paso. A continuación compartimos los 3 pasos clave para introducir con éxito la automatización en su empresa.

Evalúe su madurez digital

La madurez digital de cada empresa es diferente, por lo que resulta prudente empezar poco a poco. La evaluación de la madurez digital de una empresa incluye la revisión de distintos aspectos de una organización: su cultura, la adopción actual de tecnología, lo bien adaptada que está para respaldar la gestión digital y lo bien que utiliza los datos de clientes y empresas. De esta forma se determinará si la empresa es «escéptica, favorable a la adopción, colaboradora o diferenciadora», lo que le permitirá definir sus objetivos de automatización específicos e implementar un enfoque de la ejecución por fases. Esto implica la selección de pequeños procesos que no requieren intervención humana para la automatización (por ejemplo, la aprobación de gastos), en lugar de procesos críticos de negocio. Una prueba inicial de este tipo ayudará a identificar el posible impacto, determinar los obstáculos y alcanzar las posibles soluciones a cualquier problema.

Man running up some stairs, shot from behind

Integre a las partes interesadas

Una vez que se empiece a establecer la automatización de los procesos empresariales, es importante determinar las funciones y responsabilidades de todas las partes interesadas en el proceso. Mantenga a todas las partes interesadas en el mismo nivel, intégrelas desde las primeras etapas y establezca una jerarquía transparente mediante la identificación de los propietarios de los procesos para imponer la responsabilidad. Elija una solución centrada en las personas, con la que los líderes empresariales se sientan cómodos, y alinee el proceso automatizado con la estrategia existente. La alineación estratégica es esencial y puede generar o interrumpir una transformación tecnológica. Lleve a cabo una sesión de intercambio de ideas para conocer los puntos débiles, de modo que todos en la organización se sientan importantes. De esta forma, también se podrá aprovechar la automatización fácilmente para resolver todos los problemas.

Invierta en formación

Para que la transformación digital sea un éxito, es importante invertir en la educación del personal sobre los fundamentos de las nuevas plataformas, las razones de la transformación y los resultados deseados. Pero, para que los usuarios se acostumbren a la nueva plataforma, es fundamental elegir un software que sea intuitivo y fácil de usar, y que fomente el autoaprendizaje.

Gestión de procesos empresariales

El éxito real de la automatización depende de lo bien que se acepte una nueva plataforma y lo bien que los usuarios interactúen con el sistema. Para ello, las empresas deben introducir la gestión de procesos empresariales (BPM), el proceso de cuantificar constantemente el rendimiento de la automatización y realizar correcciones continuas para optimizarla. Sin una supervisión continua de los resultados que aporta la automatización a la organización, es muy difícil mejorar la eficiencia del proceso.

La introducción de automatización en algún grado es una etapa importante de cada viaje de transformación empresarial. Y aunque sus beneficios son claros, al igual que los humanos cometen errores, ninguna tecnología de automatización de procesos es infalible. Sacar el máximo partido de esta requiere una importante cantidad de recursos organizativos. La automatización debe formar parte del ADN de la organización. Aunque puede ser algo costoso al principio, si se ejecuta correctamente la inversión merecerá la pena.

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