INFORMACIÓN

El dilema de la automatización

¿Por qué hay tan pocos proveedores de servicios de impresión (PSP) automatizados?

automation

La revolución de la impresión

El hecho de que la impresión esté viviendo toda una revolución no ha sorprendido a nadie en el sector. Por una parte, hemos visto cómo, durante los últimos años, se reducían las tiradas en la impresión comercial, mientras que, a su vez, aumentaban los volúmenes digitales, sobre todo en color, (más de un 10 % en la TCAC de la impresión en color1). Mientras tanto, en el área de transacción, en la que la impresión digital ha supuesto un medio primordial durante décadas, se ha mejorado la integración con los procesos en línea. Sin embargo, es posible que los volúmenes cada vez menores estén fomentando la búsqueda de nuevos flujos de ingresos. Además, en ambos entornos resulta evidente la presión por acortar los plazos de entrega y reducir los costes simultáneamente. 

Pero ahí no acaba la cosa. Las nuevas tendencias del sector están llevando a las empresas a ofrecer a sus clientes nuevas plataformas o programas de comunicación más oportunos y personalizados, a menudo a través de varios canales, como la impresión programática. Si continuamos gestionando la impresión como lo hemos hecho durante décadas, no solo no podremos satisfacer las necesidades de nuestros servicios existentes de forma rentable, sino que tampoco tendremos la oportunidad de aprovechar al máximo las nuevas tendencias. 

En la gestión de flujos de trabajo digitales, podemos plantearnos dos extremos: la gestión manual y la gestión automatizada. Normalmente, las tiendas suelen decantarse por un flujo de trabajo manual. Cada trabajo se recibe manualmente en la tienda, se procesa paso a paso y finalmente se entrega. En cambio, en un flujo de trabajo totalmente automatizado, el trabajo se introduce en el sistema (a menudo, directamente por el cliente) y pasa por diversos procesos sin intervención manual. Estos dos ejemplos son extremos, y casi todos los proveedores de servicios de impresión se encuentran en un punto intermedio.

¿Por qué no automatizamos más procesos?

Puede parecer obvio, pero cuanto más automatizada está una tienda, mejor funciona. De esta forma, es posible reducir el plazo de entrega y los costes. Sin embargo, según InfoTrends, solo el 13 % de los proveedores de servicios de impresión disponen de flujos de trabajo total o mayormente automatizados2.


¿Por qué hay tan pocos proveedores de servicios de impresión automatizados? La razón principal es la flexibilidad. Pero, ¿se necesita realmente renunciar a la flexibilidad para aumentar la automatización? La solución no tiene que ser o blanco o negro. Si analizamos los flujos de trabajo, hay muchos pasos en el proceso, y cada uno puede automatizarse en cierta medida en función de los tipos de trabajos que deban procesarse.


Para simplificarlo, vamos a dividirlo en cinco pasos, cada uno de los cuales cuenta con sus propias oportunidades de automatización. Piensa en qué opciones son las más adecuadas para tu flujo de trabajo.

Operator working with PRISMA workflow solutions

Gestión de pedidos

¿Cómo llegan los pedidos? Los procesos se pueden simplificar mediante un portal web. Algunos proveedores de servicios no solo permiten que los clientes envíen los archivos de forma electrónica, sino que cuentan con sitios web interactivos en los que los clientes pueden crear y enviar contenido nuevo mediante plantillas. Sin olvidar los sistemas de pago automatizados, sobre todo para las transacciones internacionales entre diferentes divisas. En el caso de las operaciones entre empresas, también se puede tener en cuenta la tecnología intercambio electrónico de datos (EDI) para los pedidos y las transferencias seguras de archivos cifrados.

Comprobación y preparación de contenido

Una vez que dispones de los datos, ¿cómo se preparan para la producción? Si se trata de un pedido estándar de datos existentes, el proceso puede resultar muy sencillo. Sin embargo, si son datos nuevos, se debe comprobar su integridad y fiabilidad. Este proceso empieza con funciones estándar previas a la impresión, como la verificación de todos los recursos disponibles (fuentes, imágenes de alta resolución, etc.), y puede incluir la verificación de los datos para garantizar que se han recibido correctamente todos los archivos. Además, en el caso de los documentos negociables, se debe comprobar que todas las sumas de dinero son correctas antes de la impresión. Muchas de estas funciones han estado disponibles y se han probado en el sector durante años. Aprovecharlas puede suponer una «victoria rápida» para mejorar la automatización.

Capacidad de producción flexible

Para los documentos destinados a la impresión, el siguiente paso es empezar la producción. Puede que algunas empresas ofrezcan una amplia variedad de opciones, desde tóner e inyección de tinta hasta impresión offset con formatos de hoja cortada y alimentación continua. Una vez que se imprimen los documentos, ¿se finalizan en línea, fuera de línea o fuera de las instalaciones? No es necesario que estas decisiones se tomen de forma manual con cada impresión. Las decisiones se pueden automatizar mediante IA de nivel bajo en función de la longitud de las tiradas, el plazo de entrega, el papel y el formato final, entre otros criterios. Los trabajos se pueden incluso dividir entre varios dispositivos para garantizar la máxima utilización y el mínimo plazo de entrega. Cada paso en el que puedas eliminar la intervención humana ahorra tiempo y reduce la probabilidad de error. Analiza cada punto de intervención y decide si es imprescindible.

Distribución oportuna

Una vez que se han impreso y empaquetado los documentos, ¿cuánto tardan en entrar a la cadena logística? Plantéate vincular los sistemas de flujos de trabajo con los de transporte y logística para ofrecer actualizaciones y seguimiento en tiempo real. Esto no solo optimizará el tráfico de salida, sino que además te permitirá ofrecer resultados de seguimiento en tiempo real a los clientes. Cuanto más eficiente sea esta vinculación, más podrás reducir el plazo de entrega y ofrecer servicios de envío superiores. Es posible que los servicios complementarios, como los envíos especiales, no requieran mucho esfuerzo adicional por tu parte, pero pueden generar más ingresos.

Informes precisos en toda la cadena de suministro

Una vez que se completa y se entrega un pedido al cliente, el proceso no termina. Para saber si los procesos van mejorando, debes evaluar los resultados. ¿Se están registrando los análisis adecuados a lo largo del proceso para saber si se están amortizando las acciones de automatización? Hoy en día, existe una gran variedad de opciones para mostrar la información en paneles de control. Los paneles de control pueden facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos recopilados y su procesamiento. Estos conocimientos te permiten tomar mejores decisiones acerca de en qué áreas podrías realizar mejoras adicionales y cuáles podrías ampliar.

Paso a paso

Es posible que la automatización total no sea la opción más adecuada para tu actividad. Sin embargo, al optimizar lo que podrías ofrecer, no solo se mejora la eficiencia, sino que además se aumentan los ahorros. Liberar cierta capacidad puede permitirte asumir nuevos encargos y ofrecer nuevos servicios a clientes existentes, lo que, al fin y al cabo, se traduce en una mejora de tu negocio.

¿Quieres dar el siguiente paso hacia la automatización?

Más información

1 Previsión de mercado de la impresión bajo demanda de Europa occidental para 2017-2022, InfoTrends
2 Perspectiva sobre la inversión europea en software de producción, InfoTrends, 2018