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El Ayuntamiento de Alcobendas apuesta por aumentar la eficiencia y mejorar la atención al ciudadano

Reducción del uso del papel y los gastos asociados reduciendo el impacto medioambiental

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Middle-aged man in shirt walks between warehouse shelving


El Ayuntamiento de Alcobendas apuesta por la generación de Copias Electrónicas Auténticas 

El Ayuntamiento de Alcobendas cuenta con un plan estratégico de modernización constante. Así, en 2015 se planteó la necesidad de disponer de una solución documental para generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel que aumentase la eficiencia de los procesos administrativos y mejorase la atención al ciudadano.

Otro de los objetivos planteados con el nuevo proyecto era la reducción del uso de papel para disminuir tanto el gasto en impresiones como el volumen de archivo y aumentar el respeto medioambiental. Por último, el Ayuntamiento necesitaba que la solución elegida se integrase en su gestor documental, para que las Copias Electrónicas Auténticas se guardasen de manera automática y estuviesen siempre disponibles.

"La adaptación ha sido sencilla"

Scan2NTI ayuda al Ayuntamiento de Alcobendas en un momento de transición a un futuro en el que la gestión y la comunicación, tanto con ciudadanos como con otras administraciones públicas, serán completamente electrónicas.

Las Copias Electrónicas Auténticas son generadas ahora de manera sencilla a través de los equipos multifunción que ya tenían e incluyen la imagen, la firma, el sellado de tiempo y los metadatos obligatorios. De cara a realizar futuras búsquedas, más eficientes, los empleados pueden añadir metadatos complementarios.

Además, Scan2NTI se integra con los Sistemas de Gestión de Expedientes o Sistemas de Registro, con la Red SARA y con @firma y es compatible con Prestadores de Servicios de Certificación como ACCV, FNMT, Catcert, Firmaprofesional, Camerfirma e Izenpe.

Woman in office processes Accounts Payable paper invoices in front of computer

El Ayuntamiento de Alcobendas instala la solución Scan2NTI de Canon para minimizar el uso del papel

Tras revisar diferentes soluciones, el Ayuntamiento de Alcobendas apostó por Scan2NTI, la solución de Canon para que la Administración Pública pueda generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel.

Sergio Caballero, director de informática del Ayuntamiento, comenta: “El marco legal de leyes como la 11/2007 o la 39/2015 promueve que todos los documentos estén en formato electrónico y prime el formato electrónico sobre el papel. Sin embargo, nosotros pensamos en esta solución antes de que se promulgaran esas leyes. Nos queríamos adelantar para minimizar el uso de papel y realizar una gestión completamente electrónica. La aparición de leyes en este sentido no hace sino corroborar y dar fuerza a nuestra apuesta por una administración más moderna y responsable con el medioambiente”.

Man in high visibility vest takes stock of boxes in electrical wholesaler warehouse


La adaptación ha sido sencilla porque el producto es sencillo. Básicamente, pulsar un botón y rellenar una serie de pequeños campos.

Sergio Caballero
Director de informática del Ayuntamiento de Alcobendas

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Una modernización constante para mejorar la atención al ciudadano

La solución fue instalada y adaptada a las necesidades del Ayuntamiento en dos meses. Para Javier Peña, analista de innovación tecnológica en el Ayuntamiento de Alcobendas, la utilización es sencilla: “Cuando un usuario llega a un equipo
multifunción, pulsa el botón de copia auténtica y, en pocos pasos, el sistema lo deja listo en el directorio que hemos designado. Además, desde el departamento de TI hemos añadido unos scripts para que, de manera automática, las Copias
Electrónicas Auténticas se añadan a nuestro software de gestión documental incluyendo todos los metadatos. Es decir: el usuario pulsa un botón y ya lo tiene disponible en el sistema”.

Man in shirt talks to man in high visibility jacket among rolls of electrical cabling in warehouse


En un mes y medio utilizando Scan2NTI hemos creado alrededor de 1000 Copias Electrónicas Auténticas. Los resultados son prometedores.