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Qué deben saber todos los directores financieros sobre la transformación digital

¿Cómo afecta a su empresa la transformación digital?

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Una guía para la transformación de las finanzas en un entorno híbrido

Lea la guía de Canon para la incorporación de las tecnologías digitales y automatizadas en el departamento financiero

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Preguntas frecuentes de los directores financieros

Aunque la transformación digital afecta de manera diferente a cada departamento, tradicionalmente la función financiera ha tenido más dificultades con este proceso. Cuatro de cada cinco profesionales de las finanzas afirman que su departamento no puede seguir el ritmo de los planes de transformación digital definidos para el resto de la organización[1]. En las preguntas frecuentes de Canon se explica qué pueden hacer los responsables de finanzas de hoy en día para sobreponerse a estos desafíos y alcanzar la excelencia digital gracias a la transformación.

¿Cómo evoluciona el papel del director financiero?

Tradicionalmente, el papel del director financiero incluía la planificación financiera, la presentación de informes de rendimiento y la gestión de riesgos. Sin embargo, este papel de observador e informador está evolucionando hacia uno que participa en la definición y la planificación del futuro de la organización. Ahora se espera de los directores financieros que creen una estrategia basada en datos que se desarrolle en torno a las tendencias previstas. Sin embargo, el director financiero no podrá desempeñar este nuevo papel si se ve lastrado por laboriosas tareas administrativas y de contabilidad. Por este motivo, los directores financieros están invirtiendo en tecnologías para automatizar y mejorar la eficiencia de estas tareas, con el fin de disponer de más tiempo para centrarse en un trabajo estratégico con un mayor valor añadido.

¿Suele quedarse atrás la función financiera cuando se trata de la transformación digital?

La transformación digital suele suponer un mayor reto para el departamento de finanzas que para otros departamentos de la empresa. De hecho, el 88 %1 de los profesionales admite tener dificultades para seguir el ritmo de los objetivos digitales de la empresa. Como consecuencia de esto, la función financiera suele encontrarse con problemas de baja productividad y eficiencia, a la par que con procesos más costosos. Además, esto puede intensificar la reputación de la función financiera como centro de costes.
[1] Informe de AIIM: «Finance and Accounting in 2017» (Finanzas y contabilidad en 2017)

¿A qué obstáculos se enfrenta la transformación digital de las empresas, en concreto para la función financiera?

El progreso continúa estando minado por la excesiva dependencia de los procesos manuales y los sistemas antiguos: el 66 % [1] de los profesionales de las finanzas afirma que utilizan más el papel que ninguna otra función de la empresa. La realidad es que, aunque todas las funciones de la empresa tienen el objetivo de terminar por digitalizar todo el departamento, este proceso es un viaje. Puesto que este departamento maneja alguna de la información más sensible e importante de toda la organización, el hecho de tener que interferir en los flujos de trabajo convencionales puede resultar abrumador. Por este motivo, la adopción de la tecnología digital es algo que tiene que estudiarse a fondo y los nuevos procesos de trabajo, tanto digitales como manuales, deben continuar trabajando juntos.

¿Qué pueden hacer las empresas para asegurarse de que las nuevas tecnologías se integren eficazmente en su función financiera?

La verdad es que las empresas siempre intentan cubrirlo todo, tanto lo nuevo como lo viejo. Por este motivo, quieren optimizar y actualizar las TI antiguas a la vez que introducen otras nuevas. Por consiguiente, la transformación digital consiste en actualizar los procesos principales y aprovechar las oportunidades de mejorar la eficiencia mediante la automatización, al mismo tiempo que se mantienen y se mejoran los flujos de trabajo no digitales para optimizarlos más adelante. Sería más probable que la transformación digital tuviera éxito si las empresas aceptaran la realidad de este entorno híbrido, en el que se utilizan tanto procesos digitales como analógicos.

Por este motivo, cuando se integran nuevas tecnologías es necesario mostrar flexibilidad con respecto a las necesidades de las diferentes etapas de la transformación y ofrecer una integración completa y perfecta con los sistemas, flujos de trabajo y procesos actuales, futuros y administrativos.

Glasses resting on documents on desk

En su opinión, ¿cuál es el catalizador de la transformación en las finanzas?

Independientemente de que se deba al reciente Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras leyes contra el soborno, la esclavitud en la actualidad o el deber de informar sobre los términos de pago, cada vez existen más imposiciones de cumplimiento que presionan a los departamentos de finanzas para que realicen un cambio. Los métodos tradicionales basados en papel no solo hacen que los procesos principales, como el P2P, sean más complejos y difíciles de administrar, sino que también ponen en riesgo el cumplimiento de las normativas. Además de mejorar la eficiencia y la agilidad, la incorporación de tecnologías digitales y automatizadas también ayuda a las empresas en el desarrollo de procesos más responsables y transparentes, así como flujos de trabajo adaptados al complejo panorama de cumplimiento de hoy en día.

Si bien es cierto que las nuevas tecnologías siempre generan grandes expectativas, ¿cuál cree usted que es la que ofrece las mejores oportunidades para el departamento financiero?

Aunque son muchas las tecnologías que se reciben como «la nueva revolución», en la actualidad la automatización es la que ofrece los beneficios más prácticos y realistas para el área financiera. La automatización de las finanzas debería ser un pilar estratégico clave en la transformación digital de cualquier empresa, ya que ofrece una forma esencial de vincular la información física y digital que gestiona el departamento. La introducción de la automatización en los principales procesos, como el procesamiento de facturas y el P2P, conlleva numerosos beneficios, incluidos el aumento de la eficiencia, la reducción de los costes administrativos y más facilidades para garantizar el cumplimiento en la empresa.

Gracias a la automatización, los departamentos de finanzas pueden minimizar el riesgo de error humano, tanto en términos de procesamiento de la documentación como de aplicación de las mejores prácticas. Por ejemplo, simplificar la incorporación de medidas paso a paso, tales como las aprobaciones obligatorias, impide que los usuarios puedan saltarse pasos necesarios para mantener la conformidad. Por otro lado, un proceso digitalizado puede ser auditado fácilmente y ayuda a cumplir con las normas de gestión interna y los reglamentos contables externos.

¿Está sobrevalorada la IA (Inteligencia Artificial)? ¿O puede resultar positiva para la función financiera?

Uno de los mejores ejemplos de cómo la IA puede beneficiar de forma tangible a un negocio consiste en utilizar los datos para obtener predicciones de gran valor en lugar de para explicar lo que ya ha sucedido en la empresa. Uno de los principales cometidos de cualquier director financiero, y también de la función financiera, consiste en analizar el rendimiento y elaborar una estrategia. Si bien es cierto que estas operaciones siempre se basan en datos, la IA tiene la capacidad de analizar años de datos de rendimiento pasados y detectar patrones significativos que podrían pasar desapercibidos para el ojo humano. Una vez que una estrategia ya está en marcha, la IA puede supervisar en tiempo real y avisar a la empresa de cualquier desviación, informando automáticamente a la parte implicada relevante si se requiere alguna clase de acción.

¿Qué puede hacer el equipo financiero para promover una mejor colaboración con el área de compras?

Las finanzas y las compras cada vez están más relacionados y, aun así, solo un tercio de las empresas opinan que las funciones financieras y de compras realmente van en la misma dirección. La velocidad y la precisión de los procesos de pago de una organización afectan mucho a la calidad de la relación con los proveedores. Cuando los procesos de pago empiezan a sobrecargarse porque los flujos de trabajo no están bien optimizados, la calidad de las relaciones empresariales se ve afectada. Por este motivo, muchas empresas buscan mejorar la cohesión integrando tecnologías de automatización, que reducen las demoras y los errores relacionados con el procesamiento manual y, por consiguiente, mejoran la relación con los proveedores.

¿Cómo está cambiando el procesamiento de facturas y cómo se realizará en el futuro?

Según AIIM, el 22 %[1] de las empresas confiesan que solo un cuarto de sus operaciones de procesamiento de facturas está automatizado, aunque está previsto que esta cifra crezca en el futuro, y está claro por qué. Las investigaciones de AIIM revelaron que, en las empresas que todavía utilizan una solución basada en papel, el tiempo medio de procesamiento de las facturas es de entre 3 y 5 días. En comparación, los ciclos de procesamiento de facturas de las empresas que utilizan una solución automatizada tienen una duración inferior a un día.

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