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¿Por qué deben ser prioritarios los procesos?

  • Publicado hace 3 años
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¿Con qué frecuencia le ponen en un aprieto y duda cuando le preguntan por la ubicación de un documento? ¿Alguna vez ha sufrido un retraso en la finalización de un proyecto porque no encuentra una carpeta determinada?


Todos lo hemos sufrido. Es un problema habitual en el entorno de trabajo colaborativo actual en el que los empleados trabajan con los mismos archivos. Casi tres cuartas partes de los empleados dicen que su organización tiene un sistema centralizado para el almacenamiento de archivos, por lo tanto, no es la falta de infraestructura lo que está provocando este problema.


En realidad se debe a que el 41 % de los empleados todavía está guardando los documentos en un dispositivo personal. Las personas suelen buscar un proceso que se ajuste a sus necesidades y este no es siempre el más adecuado para la empresa. Con frecuencia sencillamente no son conscientes de las consecuencias de sus acciones.


Esto no significa que no se pueda hacer nada. Para superar este reto, los directores de TI deben introducir procesos estandarizados. Aunque suene aburrido, esto debería ser la prioridad para ellos ya que más de la mitad de las organizaciones todavía no tienen procesos claros y sistemáticos.


Sin embargo, introducir sistemas está muy bien pero, si los empleados no los conocen o no se les proporcionan directrices, son redundantes. A su vez, esto hace que los empleados pierdan confianza en la capacidad de su organización para almacenar y recuperar documentos, que perciben como desorganizada e ineficiente. También explica en parte por qué usan sus propios dispositivos.


Y no son solo los empleados los que sufren esta falta de procesos claros, esto también afecta directamente a la rentabilidad y la productividad. Actualmente pasamos una media de 25 minutos al día buscando documentos almacenados en diferentes sitios. Si pensamos en el coste que supone, es algo alarmante.


Por último, los directores de TI tienen que redoblar sus esfuerzos para volver a conseguir la confianza de sus empleados. Existe una necesidad clara de que asuman su responsabilidad mediante la creación y puesta en práctica de protocolos para toda la empresa que mejorarán la productividad y, a su vez, restablecerán la confianza en los sistemas de la empresa. Una vez que se hayan creado estos procesos, le sorprenderá lo que se puede hacer con esos 25 minutos adicionales.