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Desbloquear los cuellos de botella de la información

  • Publicado hace 2 años
  • 3 min de lectura

Todos los procesos empresariales pueden tener cuellos de botella pero algunas veces estos dicen más sobre el departamento de TI que sobre el equipo al que se culpa por ralentizar a la empresa.

¿Cómo? En muchos casos, los procesos empresariales requieren varios puntos de introducción de datos e interacciones con varios equipos. Si analiza cualquier formulario o solicitud de acción a medida que avanza dentro de su sistema de TI, habrá campos diferentes en los documentos digitales que deben ser cumplimentados por distintos departamentos. Prácticamente cualquier cosa vinculada con un empleado necesita datos del sistema de RR. HH. Y es posible que la solicitud de un cliente requiera una combinación de información de las herramientas de CRM, marketing, ventas y finanzas de la empresa.

Como en cualquier otra cadena, cualquier eslabón débil puede ralentizar todo el proceso y es posible que el equipo que hay detrás no sea consciente de los problemas que está provocando más arriba. Por eso, cuando el departamento de TI sabe que se está produciendo el cuello de botella, el consejo habitual suele ser preguntar qué ha ido mal a las personas responsables de la función en la que se ralentizó el sistema. Sin embargo, si, como es probable que sea el caso, el problema está siendo provocado por un flujo de datos deficiente de otras partes de la organización, es poco probable que puedan ayudar.

Lo bueno es que TI puede ayudar a desbloquear estos cuellos de botella. Es su función estar por encima de los compartimentos estancos y entender los procesos que realiza la organización o, como mínimo, haber nombrado a alguien cuya función le permita localizar las complejidades existentes en todos los procesos.

Cómo encontrarlos

Es fácil pensar que para encontrar un cuello de botella en una organización basta, sencillamente, con enviar algunas solicitudes de prueba y esperar a que lleguen al problema. Desgraciadamente, el carácter complejo de algunas tareas rutinarias, pero extremadamente importantes hace que sea difícil localizar exactamente un problema a menos que se tengan de partida unos conocimientos muy profundos o distintos casos de interacción de datos para proporcionarnos información sobre un proceso acabado. También está la cuestión muy evidente de que muchos de los procesos empresariales requieren la gestión e introducción de datos manual, lo que puede hacer que sea todavía más complicado identificar y resolver los cuellos de botella.

Muchas organizaciones pueden optar por traer a consultores que ayuden al director de tecnología a establecer y gestionar los flujos de datos complejos y entrelazados de modo que la función de TI tenga controlados los procesos. No se trata solo de un ejercicio técnico, aunque comprender los sistemas complejos es importante. También supone hacer un sondeo del personal en distintas funciones para comprender cómo trabajan y dónde creen que se puede mejorar. Puede ser beneficioso contar con alguien nuevo para ayudar a racionalizar los procesos y determinar dónde están los problemas en el sistema, así como proporcionar herramientas nuevas para supervisar y gestionar todos los procesos empresariales.

Cómo resolverlos

Un primer paso esencial para evitar los cuellos de botella es encontrar una forma de priorizar el trabajo importante, ya que permite a la empresa pasar de la fricción interna a defender al cliente. Por ejemplo, una factura que no vence hasta dentro de un mes es evidentemente menos importante que el papeleo necesario para la hipoteca de una persona que se va a trasladar. Al saber cómo priorizar los documentos y procesos, las organizaciones verán que se evitan los cuellos de botella porque no se trata todo el trabajo con la misma urgencia y con ello se evita el equivalente de los atascos que no dejan pasar a las ambulancias, en el ámbito TI.

En última instancia, es en este área en la que los directores de tecnología y sus equipos pueden ocupar un lugar preponderante y ayudar a cumplir con una necesidad empresarial mediante la prestación de un servicio mejorado. En vez de dejar en manos de los «propietarios» específicos de cada conjunto de datos la resolución de los problemas que es posible, que ni sean conscientes de que los están provocando, el departamento de TI tiene que asumir la responsabilidad. Tienen que asumir el control de cómo fluyen los datos a través de la organización y asegurarse de que haya alguien que tenga una visión global para que puedan localizar exactamente dónde pueden estar los problemas.

Desbloquear los cuellos de botella debería ser una prioridad para los directores de tecnología de las organizaciones que estén intentando conseguir una ventaja competitiva mediante una oferta de servicios más rápidos que sus rivales: sirviendo pedidos un día antes que el siguiente competidor o sencillamente, asegurándose de que sus cuentas estén actualizadas y no provoquen angustia entre sus empleados, proveedores y contratistas. Y el primer paso para conseguirlo es asumir la responsabilidad en vez de culpar a otros equipos.