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Tres es el número mágico

  • Publicado hace 3 años
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Eficiencia implacable: algo que se exige siempre desde la dirección pero no siempre se cumple en el trabajo cotidiano. Además, también es la fuente tanto de ambición como de ansiedad para muchos de los trabajadores actuales. Es necesario producir todo a mayor velocidad pero con menores costes. Y a los departamentos de TI les afecta esta presión puesto que su tarea es ayudar a los empleados a alcanzar estos objetivos (algunas veces imposibles).


Mejorar la productividad ha sido siempre la principal prioridad pero actualmente se está convirtiendo en algo urgente porque las organizaciones están peleándose con una cantidad de información cada vez mayor, lo que ralentiza su negocio. Increíblemente, ¡Los trabajadores pasan ahora una media de 25 minutos al día para encontrar documentos antiguos! Si se multiplica esta cifra por el número de trabajadores de su organización y el número de días de la semana, se hace evidente el nivel importante de derroche. ¿Qué puede hacer usted?


Los directores de TI suelen mencionar la agilidad, una comunicación clara y proporcionar a los trabajadores las herramientas e infraestructura adecuada  como los factores clave para alcanzar esta productividad. ¿Pero se le ha ocurrido alguna vez buscar en Google sugerencias de mejora de la productividad para empresas? Parece que la principal solución suelen ser listas interminables de sugerencias. «Cinco trucos para aumentar la productividad en la oficina», «Ocho sugerencias tecnológicas para mejorar la productividad de su empresa», «Cuatro sugerencias de productividad que ayudarán a cualquier negocio pequeño», etc. ¡Parece que lo único que hay que hacer es poner un número!


Nuestro número es uno muy manejable: TRES. Trabajadores de toda Europa nos dicen que la productividad se puede mejorar fácilmente si se tratan tres factores sencillos: sistemas de almacenamiento centralizados, procesos estandarizados y formación.


Tener la infraestructura adecuada solo debería ser el punto inicial pero es algo en lo que suelen quedar enredados los departamentos de TI. Para los responsables de TI, es esencial recordar la «I» de «TI» y centrarse en gestionar la información.


¿Por qué? Porque casi la mitad de los trabajadores de oficina considera que su empresa no es productiva porque la información no se comparte de forma eficaz y esto da lugar a una duplicación de trabajo interminable y es un derroche innecesario de los recursos y el presupuesto de una organización. Y ese derroche se podría solucionar fácilmente mediante la creación de procesos estandarizados. Las distintas empresas necesitarán distintos procesos, desde acordar si los documentos se almacenan en papel o en formato electrónico a crear un sistema de nomenclatura de archivos coherente.


No obstante, no es suficiente con haber definido prácticas estandarizadas, los directores de TI también tienen que asegurarse de que se cumplan. La formación continua es una forma esencial de ayudar a los trabajadores a conocer estos métodos y dejar de malgastar el tiempo. De hecho, hay quien cree que esto debería ser la principal prioridad para mejorar la productividad de la oficina puesto que se reconoce que conocer mejor la tecnología que se utiliza significa que se puede aprovechar mejor y hacer un mejor trabajo.


Mejorar la productividad es fácil mediante la introducción de tecnología que permita una mejor comunicación y un flujo de trabajo simplificado.  Pero siempre se puede mejorar: una media de 25 minutos al día... Y nuestra regla de tres es un buen comienzo.