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Facturación electrónica y administración local: últimos cinco meses de vida de la factura en soporte papel

  • Publicado hace 1 año
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Las facturas dirigidas a gran parte de la administración pública son obligatoriamente electrónicas.

Ahora bien, ¿qué significa emitir facturas electrónicas a la administración pública? La obligatoriedad de digitalizar las facturas, que hoy solo afecta a las facturas dirigidas a la administración pública, se refiere a un documento esencial en los procesos empresariales, tanto de empresas como de la administración pública. La factura es, de hecho, un documento sujeto a una serie de normas de preservación que cierra el ciclo logístico-comercial y abre el administrativo-contable, y contiene información sobre la relación empresarial que se ha ido forjando (pedidos, confirmaciones de pedidos, documentos de transporte o albaranes) y que activa los procedimientos del pago. Por otro lado, la factura es un documento útil para verificar los cobros y que permite solicitar anticipos financieros.

Así las cosas, obligar a que la factura tenga que ser electrónica tiene una serie de importantes impactos en diferentes frentes. Por otro lado, el conjunto de normas y principios que regulan la facturación electrónica dirigida a las administraciones públicas suscita inevitablemente una reflexión seria entre sus proveedores: una vez establecido el funcionamiento de la facturación electrónica, ¿por qué no abordar seriamente la gestión del archivo digital, con la preservación de los activos primero y de los pasivos después? Además, una vez aprendido el modo de enviar la factura en formato electrónico estructurado, ¿por qué no dotarse también de soluciones para recibir pedidos digitales, para emitir confirmaciones de pedidos y documentos de transporte, estados de obra (siempre en formato digital), para sincronizar y conciliar electrónicamente con la otra parte, integrando en un flujo concatenado la propia factura electrónica que, como tal, podrá ser gestionada a través de canales que faciliten el acceso al crédito y la verificación de los ingresos?

Después de todo, una vez puesto a punto el modelo que prevé el envío de archivos XML firmados por la administración pública y la preservación digital de los mismos, los cerca de dos millones de proveedores de la administraciones podrán tranquilamente pensar en hacerlo extensible a todas las facturas emitidas a otras organizaciones privadas, incluso digitalizando otros documentos corporativos (empezando por los que sean fiscalmente relevantes). Desde el punto de vista del emisor, esto significaría ampliar las bondades de la preservación digital a toda la documentación fiscal (principalmente de las cuentas a pagar) e uniformizar el proceso de facturación (si funciona para las administraciones públicas, es razonable pensar que entre empresas también lo hará). Desde el punto de vista del receptor, significaría disponer de archivos XML estructurados, lo cual simplificaría significativamente su registro y entrada en el sistema.

La facturación electrónica dirigida a las administraciones públicas representa pues un importante paso hacia la digitalización que compromete a dichos entes y se refleja en todo el sistema económico: un recorrido que parte de recuperar eficiencia e incrementar la productividad para concienciar sobre el valor de la innovación digital, un elemento básico sobre el cual construir y proyectar la competitividad de las organizaciones.