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La era de los documentos móviles en la nube

  • Publicado hace 2 años
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El uso, cada vez mayor, de smartphones y tablets en las empresas está favoreciendo un incremento de la agilidad y la movilidad de los empleados y ésta es una tendencia que no muestra señales de debilitarse. Según datos de IDC, en 2019 habrá cerca de 2.500 millones de dispositivos inteligentes conectados. Y es que la tecnología móvil ya no se limita a nuestra vida personal, sino que, gracias a ella, podemos conectarnos al servidor de nuestras oficinas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Ahora estamos permanentemente conectados.

Uno de los principales beneficios de usar dispositivos móviles en entornos empresariales es que, precisamente, favorecen esa agilidad; a esto se suma también la cada vez mayor rapidez de los procesos de gestión de documentos, especialmente si los dispositivos están conectados a redes Wi-Fi o a la nube. La nube no solo simplifica el acceso a la información sino que también fomenta formas de trabajo colaborativo, incluso en entornos profesionales móviles. 

Desde hace un tiempo a esta parte, los empleados podían acceder a la información alojada en la nube pero no añadir nueva documentación a los flujos de trabajo del negocio si estaban fuera de la oficina. Un comercial que firmase un contrato en la sede del cliente tendría que volver a su oficina para escanearlo y procesarlo internamente; esta tarea podía suponer horas o, incluso, días de retraso, con la consiguiente espera del cliente hasta recibir el producto o la puesta en marcha del servicio contratado, a lo que también se suma la espera por parte de la empresa proveedora para materializar los beneficios del nuevo acuerdo.

Hoy esta situación ha cambiado. Estamos ante un claro giro en la forma de procesar los documentos gracias a que los equipos comerciales de las empresas están ahora equipados con dispositivos móviles e inteligentes así como con aplicaciones que apoyan el procesamiento de documentos en entornos móviles. Habitualmente, estos profesionales utilizan la cámara de sus teléfonos móviles o tablets para capturar documentos de negocio e introducirlos en los servidores de la oficina central para acelerar así los tiempos de procesamiento. Lo cierto es que este procedimiento puede ser rápido pero no garantiza una calidad de imagen óptima debido a factores externos como la interferencia de luz, las sombras, una alineación de página incorrecta o la ausencia de herramientas de procesamiento de la imagen.

Trabajar con imágenes de documentos en baja resolución puede afectar negativamente a los tiempos de procesamiento de los mismos; por ejemplo, a la hora de extraer los datos a través de un software de reconocimiento automático, como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), una tecnología que permite convertir diferentes tipos de archivos, documentos o imágenes en datos. Es en este punto donde sale a relucir la creciente necesidad de las empresas de contar con dispositivos de escaneo móvil. Éstos permiten al equipo comercial escanear una amplia variedad de documentos de manera rápida, enviárselos directamente a sus dispositivos móviles desde donde podrán compartirlo en la nube e incluirlos en los procesos de negocio de su empresa. Muchos de estos escáneres portátiles llevan integrado un alimentador de documentos así como sensores de imagen que permiten capturar en una misma hoja documentos de más de una cara.

Siempre que la información impresa pueda ser capturada, aprobada y corregida en el momento será más exacta y ayudará a prevenir retrasos innecesarios. Asimismo, realizar este paso en presencia del cliente permitirá también incorporar cambios de manera inmediata, incrementando la efectividad del proceso  y mejorando la experiencia de servicio al cliente.

Los sistemas en la nube sirven a menudo de conductor para conectar fácilmente procesos externos con sistemas propios. Conectar a filiales y empleados con el sistema de red central permitirá a la Corporación y demás grupos de interés acceder y procesar la información inmediatamente, reduciendo los tiempos de procesamiento así como los tiempos de respuesta a los clientes.

Hoy las organizaciones tienen que ser más ágiles que nunca y ser capaces de reaccionar de manera rápida y eficaz a los cambios económicos y las tendencias del mercado. Por ello, aquellas compañías que opten por las soluciones de captura y gestión del documento móvil, permitiendo a sus empleados acceder y enviar información a la nube independientemente de dónde se encuentren, estarán un paso más cerca de aumentar su rentabilidad y proveer de servicios mejorados a sus clientes.