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La digitalización de los procesos comporta cambios organizativos por la introducción de la tecnología y las soluciones TIC

  • Publicado hace 1 año
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El uso de las soluciones TIC como apoyo a la digitalización de los procesos es un tema de rabiosa actualidad en las agendas de las principales empresas y administraciones públicas. De hecho, somos cada vez más conscientes de que la introducción de las TIC es una inestimable oportunidad para simplificar los procesos, un hecho que genera, a su vez, tanto una recuperación de la productividad como una ligera mejora en la eficacia de la distribución de los servicios.

Los procesos de cualquier organización funcionan gracias a la disponibilidad de la gran cantidad de información que encontramos en sus numerosos documentos corporativos. En el imaginario común, por documento se entiende una hoja de papel, un soporte físico utilizado para anotar, memorizar, transmitir, compartir y archivar información. Sin embargo, el soporte papel se limita cada vez más a la mera reproducción de una serie de datos que se almacenan en unos sistemas de información que son accesibles y utilizables de un modo mucho más eficiente y eficaz que el papel.

En un escenario en el que el concepto de gobernanza de la información sustituye progresivamente al de gestión de documentos, la digitalización tiene que ser vista no como un fin en sí sino como el catalizador de un camino hacia la innovación y la evolución organizativa. Una transformación que las organizaciones no pueden seguir postergando: tal como ha dejado patente el observatorio de la facturación electrónica y la desmaterialización de la School of Management del Politecnico di Milano, las TIC son unas herramientas clave que simplifican los procesos y los procedimientos para recuperar la productividad y aumentar la eficacia. Así, la introducción de la facturación electrónica supone un ahorro de entre 4 y 12 euros por factura, dependiendo del número de clientes o de proveedores con los que se trabaje con el régimen de facturación electrónica y de la tipología de las facturas intercambiadas (ya sean en formato estructurado o no). La conservación digital implica hasta 3 euros de beneficio neto por documento, principalmente ligado a la desmaterialización de las copias en papel.

Para que las organizaciones puedan aprovechar plenamente los beneficios de la desmaterialización y la digitalización de los procesos, se tendrán que transformar en auténticas organizaciones digitales. Este cambio implica necesariamente: Orientarse hacia una gestión por procesos; Dotarse de una arquitectura interna integrada, tanto tecnológica como organizativa; Desarrollar las interfaces necesarias con el fin de habilitar un diálogo sistemático y estructurado con todos los actores del ecosistema en que opere cada organización.

Estos tres requisitos previos, estrechamente interrelacionados entre sí, deberán ser perseguidos y alcanzados secuencialmente: solamente así podrán darse las mejores condiciones para aprovechar las ventajas que ofrece la plena digitalización.

Existe una verdadera receta de la digitalización: el panorama se compone, de hecho, de una serie de ingredientes o soluciones individualizados que se combinan, justamente, según la propia receta que prepararemos siempre en función del resultado perseguido por la organización. Ingredientes estos que no deben limitarse únicamente a los proyectos de digitalización sino que requieren, además, el compromiso de todos los mandos de gestión (incluyendo la alta dirección) y, sobre todo, una correcta gestión del cambio. Definidos pues la receta y sus ingredientes, tendremos luego que dirigir el foco de atención hacia la propia organización para evaluar los ingredientes de que ya dispone y llevar a cabo un análisis de las deficiencias para trazar la desviación respecto de nuestro objetivo, es decir, aquello que nos falta.

Para trazar el camino óptimo hacia la transformación digital de la empresa, las organizaciones tendrán que hacer un análisis crítico de cada uno de sus proyectos basado en (i) los beneficios alcanzables tras la implementación de los diferentes proyectos de acuerdo con (ii) el esfuerzo (organizativo incluso antes que económico o financiero) para implementarlos. Esta lectura permite a las organizaciones adoptar una política de pequeños pasos, consciente tanto del resultado global pretendido como de las implicaciones de gestión inherentes a cada etapa del proyecto.