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Una estrategia de éxito y el proceso que la subyace

  • Publicado hace 1 año
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Cada equipo dentro de una organización, sea del tamaño que sea, tiene una función específica a desempeñar para contrubuir a su éxito y salud global. Cada vez más, se espera que los directivos actuales colaboren entre sí y entre equipos multidisciplinares, recopilando los datos relevantes de todas las unidades de negocio a fin de servir de base para las decisiones sobre asignación de recursos, presupuestos e inversiones. Esto significa que es esencial para su trabajo captar la información adecuada, en el formato adecuado y en el momento adecuado.

Muchas organizaciones sufren al tener que hacer un seguimiento en papel, bien conocido por ralentizar el ritmo de la toma de decisiones. Y en el entorno actual cada vez más competitivo, una toma de decisiones más rápida es una manera segura de conseguir una ventaja y ganarle la partida a la competencia. Los retrasos pueden ser un problema empresarial significativo, porque impiden la productividad y minan la motivación de los empleados.

¿Qué provoca estos retrasos? Uno de los problemas es la gestión deficiente de los datos. En muchos casos, cuando se necesita la información rápidamente, es posible que los trabajadores se centren innecesariamente en el proceso de recuperarla. Por ejemplo, una factura en papel que se envía al departamento financiero podría haber comenzado con un pedido electrónico (que se guarda en forma de registro electrónico en el sistema de contabilidad) e incluye un contrato firmado en papel (que se archiva en el departamento jurídico). Aquí tenemos tres documentos relacionados, todos en formatos distintos y todos guardados en lugares distintos. Si se produjese un problema con el pedido o el cliente tuviese una duda, se podría tardar varios días en resolver la cuestión ya que los empleados se verían obligados a buscar varios documentos aislados en distintas ubicaciones.

No obstante, en un mundo ideal, los trabajadores no tendrían que pasar horas buscando la información, sobre todo si esta información es necesaria para resolver un posible problema o responder a una consulta. El enfoque no se debería centrar en encontrar los datos sino en usarlos.

Para los jefes de departamento, la clave para tomar decisiones rápidas, precisas y estratégicas está en ser capaces de captar y organizar toda la información relacionada en documentos electrónicos fáciles de encontrar. Soluciones como la captura de documentos pueden relacionar el documento con el departamento correspondiente mediante el escaneado de documentos en un repositorio central seguro que se mantiene actualizado y accesible para todas las funciones empresariales. La captura de documentos también permite indexarlos por cualquier concepto que tenga sentido a nivel empresarial, lo que aporta a los usuarios la capacidad para buscar y recuperar documentos basándose en diferentes criterios. Tecnologías como el reconocimiento de caracteres y el etiquetado de metadatos también son esenciales para la clasificación adecuada de los activos, lo que hace que la búsqueda e identificación sean casi instantáneas.

Todo esto no solo hace que los empleados sean más productivos sino que también garantiza que la recuperación de documentos sea solo un paso en el proceso de recopilación de datos, en vez de un proceso en sí.

A medida que aumenta nuestra dependencia de los datos, también lo hace la importancia de la precisión de éstos y la gestión eficiente de la información entre los departamentos de la empresa. Un sistema de captura y gestión de documentos sólido no solo tiene la capacidad de mejorar el flujo de trabajo sino que también mejora la toma de decisiones de los responsables del proceso, algo esencial para aumentar la influencia de los directivos. Por tanto, una solución de este tipo no debería verse solo como una herramienta para la eficiencia sino también como una herramienta estratégica de gran importancia.