Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James' Hospital: mejora de la productividad y la experiencia de los pacientes

Reto

El St James' Hospital, uno de los mayores hospitales universitarios de Europa, cuenta con más de 3500 empleados y 110 consultores en 11 direcciones clínicas y 10 departamentos. Alberga el departamento de urgencias con más actividad de Dublín, que tan solo en 2010 recibió 45.230 visitas de pacientes.

En 1998, St James' se convirtió en pionero en la gestión electrónica de documentos (EDM). Siguiendo los consejos de Canon, introdujo un sistema de archivado y recuperación de documentos en los departamentos de urgencias y trabajos sociales para organizar y agilizar la enorme cantidad de información que se generaba.

La gestión documental había supuesto anteriormente un proceso laborioso, tal como explica Marie Sinnott, directora de operaciones de TI: «Los pacientes recibían una tarjeta física en la que se detallaba su información. Esta se entregaba al médico y luego se devolvía. Las tarjetas se almacenaban en archivadores. Este proceso aumentaba la probabilidad de errores, como la pérdida de un archivo, lo que daba lugar a tiempos de espera más largos para la consulta y el tratamiento».

En 2004, el St James' comenzó a ampliar su cartera de EDM con la introducción de dos módulos ERP de SAP para la gestión del negocio y el procesamiento de sus actividades transaccionales. Sin embargo, como recuerda Pat Bailey, del equipo de asistencia técnica del sistema SAP del hospital, «nos dimos cuenta de que, mientras que los módulos SAP hacían su trabajo a la perfección para los departamentos de finanzas y recursos humanos, no había margen de mejora para el almacenamiento, la indexación y la recuperación de archivos».

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

La solución de Canon

Después de una extensa búsqueda en el mercado, el hospital eligió la solución de gestión documental de Canon: «Parecía una evolución natural, teniendo en cuenta lo bien que funcionaba en otras partes del hospital». Sin embargo, Bailey recuerda que le preocupaba un aspecto técnico: «Aunque la solución parecía muy buena, ¿podría integrarse con los módulos SAP? La respuesta fue sí, fácilmente».

"El proceso de recuperación solía tardar de 5 minutos a una hora. Ahora tarda tan solo unos segundos."

Ventajas

En el departamento de urgencias, los beneficios fueron inmediatos: «Con la nueva solución de Canon, la tarjeta del paciente solo se rellena y se escanea una vez. El médico puede, a continuación, localizarla y acceder a ella digitalmente en un solo clic. El proceso de recuperación solía tardar de 5 minutos a una hora, según dónde estuviera almacenada la información. Ahora se tarda tan solo unos segundos».

Sin embargo, Sinnott pronto se dio cuenta de que esta tecnología era capaz de hacer mucho más que las simples tareas de archivado, búsqueda y recuperación rápida de archivos: «La capacidad de almacenamiento de la solución es interminable. Y, lo más importante: la solución es muy versátil. Nos dimos cuenta de que podíamos utilizarla en nuestro departamento de fotografía clínica. De hecho, era evidente que tenía el potencial para favorecer el funcionamiento de cualquier departamento».

Los siguientes departamentos en beneficiarse de la solución fueron los de finanzas y recursos humanos: «Nos permite almacenar archivos importantes y confidenciales en un único lugar. Un modo de administración avanzada garantiza que el acceso solo se conceda a las personas adecuadas. Se trata de un sistema de archivado digital sencillo, eficaz y seguro que permite que el personal de recursos humanos y finanzas actúe con rapidez. Si hay un problema, en lugar de tener que malgastar hasta una hora buscando en archivadores, el personal autorizado puede ahora utilizar el sistema de etiquetado exclusivo para identificar el problema y solucionarlo en menos de un minuto».

"Todo ello se traduce en un servicio profesional y más preciso."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Entre otros departamentos que se han beneficiado de solución de gestión de información sanitaria de Canon se encuentra el de fotografía clínica, donde se incluyen imágenes digitales (realizadas con la cámara Canon EOS 1Ds Mark III), como explica Sinnott: «Ahora se guardan directamente en el historial del paciente, y se almacenan de forma segura para evitar su pérdida o accesos no autorizados. El registro de imágenes permite al consultor controlar problemas recurrentes, como el estado de la piel, de forma más eficiente».

Tanto para Sinnott como para Bailey, las ventajas de la solución de Canon no son solo las de una oficina sin papel: también ha mejorado radicalmente la experiencia de sus usuarios finales, los propios pacientes. «Se puede acceder a los registros del paciente de forma centralizada, lo que permite al especialista ver los datos clínicos anteriores y agilizar así la experiencia del paciente. Todo ello se traduce en un servicio profesional y más preciso».

Para Bailey, el mayor elogio para la solución de Canon es la opinión del personal del hospital: «Los departamentos en los que ya se ha implantado la solución buscan formas de aumentar al máximo su potencial. Los departamentos en los que aún no lo está están deseando ponerlo en marcha». Y concluye Sinnott: «Los resultados han demostrado que supone una transición sencilla y que merece la pena para cualquier departamento».

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