La solución de gestión documental de Canon ayuda a Grupo Transporte Castillo a ser más eficiente

MADRID, 5 de noviembre de 2013 – El pasado 24 de octubre, Canon celebró en el Real Club de Golf de Sevilla un seminario sobre las ventajas de seguridad, productividad y eficiencia energética que aportan las soluciones de gestión documental.

El gerente de la empresa de transporte multimodal comparte su experiencia en un evento organizado por Canon en el Real Club de Golf de Sevilla

En el evento participó Grupo Transporte Castillo, que compartió su caso de éxito en la utilización del software Therefore de Canon, líder mundial en soluciones de imagen, con el que ha conseguido reducir en un 50 % los errores documentales en el procesamiento de los portes de cargas y albaranes.

Con una trayectoria de más de 20 años en el mercado, la empresa sevillana Grupo Transporte Castillo se dedica al transporte multimodal de contenedores y a las cargas completas por carretera. En Andalucía, son el número uno en el almacenaje, servicio de paletería, manipulaciones de mercancías, depósitos y reparación de contenedores. Cada mes, mueven en sus instalaciones, ubicadas en el Puerto de Sevilla (ZAL), alrededor de 5.000 toneladas de mercancía y realizan entregas diarias a grandes superficies de Andalucía y Extremadura. Tiene en plantilla a cerca de 20 personas y una flota de 25 camiones, a los que se suman los de los transportistas autónomos con los que trabaja.

Con el objetivo de agilizar y automatizar el proceso de escaneo y gestión documental –que hasta ese momento se realizaba de forma manual-, los responsables de la compañía se plantearon a principios de 2013 la búsqueda de una solución para digitalizar y gestionar los distintos documentos sobre los portes de cargas y albaranes.

Acceso inmediato a la información relevante
Cliente de Canon desde hace más de siete años, Grupo Transporte Castillo decidió apostar por su proveedor de confianza en el área de impresión para llevar a cabo este proyecto de gestión documental. El proyecto ha abarcado la implantación de un sistema de gestión documental, accesible desde la extranet, en el que los usuarios se identifican sobre el cliente Therefore Web o sobre el cliente local instalado en cada equipo. El sistema permite automatizar la entrada de los documentos, su clasificación y su almacenamiento en el gestor documental para su posterior consulta.

La primera fase de implantación, orientada a la digitalización de todos los expedientes y control sobre tareas, se ha centrado en su principal cliente, CAPSA (corporación propiedad de Central Lechera Asturiana), a quien corresponde el 80% de la documentación generada. Además de la parametrización y ajustes de la herramienta, el proyecto ha incluido la formación a usuarios y administradores en Therefore.

Gracias a Therefore, los operarios que trabajan en la mesa de control de Tráfico acceden de forma rápida y sencilla a las imágenes digitalizadas y pueden realizar cualquier búsqueda posterior sin perder tiempo ni cometer los errores típicos asociados a los procesos manuales. La herramienta permite introducir de forma automática el conjunto completo de albaranes, cartas de porte y documentos de transporte relacionados con el cliente CAPSA, lo que ha reducido considerablemente la carga de trabajo y la tensión que provocaba el archivo físico. “El tiempo es fundamental, tanto para nuestros clientes como para nosotros. Al eliminar los errores de los procesos documentales, ganamos en tranquilidad y en agilidad, elevando así la productividad”, destaca Antonio Castillo, gerente de Grupo Transporte Castillo.

Hasta el momento, con la digitalización de la documentación asociada a dicho cliente, han alcanzado una reducción del 50 % en los errores documentales. Una vez que extiendan la solución al resto de clientes –incluyendo la generación de códigos de barra para algunos albaranes-, el objetivo es alcanzar una reducción de, como mínimo, el 90%.

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